Требования к путевому листу. Обязательно ли в отрывном талоне заказчика к путевому листу указывать показания спидометра и время выезда и заезда

Путевой лист . Документ, наиболее распространенный в процессе первичного учета грузоперевозки. Именно он наряду с определяет основные показатели работы водителя и подвижного состава в целом, при этом, данные, обозначенные в путевом листе, являются основанием для расчета стоимости грузоперевозки и начислением выплат водителю за произведенные работы.

Для грузовых автомобилей в нашей стране принято использовать утвержденные еще в ноябре 1997 года две унифицированных формы этих документов.

• Форма N 4-с. Используется для грузоперевозок, при осуществлении которых оплата труда производится по принципу сдельных расценок.
• Форма N 4-п. Применима к грузоперевозке в случае, когда оплата труда производится по временному тарифу, рассчитана на выполнение перевозок груза для двух заказчиков на протяжении одного рабочего дня либо одной рабочей смены водителя.

Заполнением отрывных талонов путевого листа занимается заказчик, и именно они будут являться основанием для выставления ему счета за произведенные организацией, которая является собственником автомобиля, работы по грузоперевозке. К такому счету прилагается отрывной талон, на основании которого и были произведены расчеты. Сам путевой лист, как часть отчетности, остается у организации, владеющей автомобилем, и в нем дублируются записи о времени, на протяжении которого транспорт был занят на произведении работ для конкретного заказчика, и которые будут выступать в качестве основания для учета работы конкретного транспортного средства за определенный отрезок времени.

В ситуации, когда перевозке подлежат товарно-материальные ценности, при повременной оплате за выполняемые работы, в путевом листе фиксируются номера ТТД, а также как подтверждение факта выполнения работ, прилагается экземпляр товарно-транспортного документа. По суммарному итогу количества перевезенных тонн грузов, а также на основании прочих показателей, определяется объем произведенной автомобилем и водителем работы.

До момента передачи путевого листа на руки водителю, заполнение его является обязанностью диспетчером организации, либо лицом, имеющим подобные полномочия. Прочие записи в путевой лист вносятся работниками организации, являющейся владельцем автотранспорта и заказчиком (либо заказчиками). Стоит обратить внимание на тот факт, что не допускается участие водителя в процессе внесения каких-либо данных в путевой лист. Единственным исключением является его подпись, которая удостоверяет прием автомобиля при выезде с территории и его сдачу по возвращении.

Передача путевых листов водителю по указанным формам возможна только по факту удостоверения росписью уполномоченного лица. Выдается путевой лист только на одну рабочую смену. При этом, обязательным условием выдачи нового путевого листа, является сдача последнего за предыдущий период. Говоря о предыдущем периоде, мы подразумеваем предыдущий закрытый рабочий день либо смену.

Порядок внесения записей в бланк путевого листа

Процедура внесения записей в бланки рассматриваемых форм листа четко определен. Происходит она в следующей последовательности:

• Сразу под наименованием документа фиксируется число, месяц и год, которые должны соответствовать дате соответствующей регистрационной записи о выдаче этого путевого листа в журнале.
• В строку, отображающую режим работы, вносится соответствующий код, на основании которого будет производиться расчет и начисление трудовых выплат водителю.
• Строки "Колонна", "Бригада" предназначены для записей соответствующих подразделений организации, к которым приписаны автомобиль или водитель.
• В графах отражающих данные транспортного средства, указывают марку автомобиля с обязательным обозначением его государственного номерного знака, а также гаражного номера.
• В соответствующие строки обязательно вносятся личные и служебные сведения о водителе. Ими являются фамилия и инициалы работника, табельный номер, присвоенный водителю, как работнику организации, номер водительских прав, класс водителя, чья работа будет отражена в конкретном путевом листе.
• В графе, предполагающей отражение информации о лицензионной карточке, прописываются сведения о виде лицензионной карточки (ограниченная или стандартная), а также указываются ее серия и регистрационный номер.
• В строке "Прицепы" указывается государственный номерной знак и гаражный номер прицепа или полуприцепа, эксплуатация которых предполагается, с указанием их марки. Что касается обменных прицепов или полуприцепов, то их данные вносятся в эти графы непосредственно в местах их перецепки.
• В строку "Сопровождающие лица" вносятся личные данные (фамилия, инициалы) лиц, чьей обязанностью является сопровождение автомобиля в процессе выполнения работы. Это может быть грузчик, экспедитор, стажер и т.п.
• Раздел "Работа водителя и автомобиля" содержит данные о времени выезда транспорта с территории и его возвращении.
• В разделе "Задание водителю" уполномоченное лицо, как правило, диспетчер, указывает данные о месте назначения заказчика или подразделения, в чье распоряжение направляется водитель.
• Графа "В чье распоряжение" предполагает указание заказчика, чей заказ и подлежит выполнению соответствующим водителем и автотранспортом.
• «Время прибытия». Подразумевает четкую фиксацию (в часах и минутах) прибытия заявленного автомобиля в пункт назначения для выполнения разового поручения. Либо фиксация прибытия к месту производства, согласно графику работы автотранспорта в рамках исполнения конкретного договора.
• В разделах № 20-21 прописывается информация о том, где груз должен быть принят и куда водителю следует его доставить согласно требованиям конкретной заявки или условий договора. Другими словами, эти графы – «Адреса пунктов погрузки и разгрузки».
• В графе 22 указывают наименование груза, подлежащего перевозке. Соответственно, и название этой графы – «Наименование груза».
• Количество рейсов, которое потребуется для выполнения задания, определяемого заявкой или разовым заказом, указывается в графе № 23 «Количество поездок с грузом».
• Протяженность маршрута, в рамках которого будет производиться грузоперевозка, определяется по карте города либо на основании данных дорожных органов. Определяется километраж при помощи курвиметра или по списку расстояний, составленных с учетом данных актов перевозок. Также учет расстояния может опираться на показания спидометра автомобиля при осуществлении сезонных перевозок, зафиксированные актами автотранспортного предприятия и заказчика. Эти данные прописываются в разделе № 24 - «Расстояние».
• Строка «Перевезти тонн» содержит информацию о количестве требующего перевозки груза заказчику.

Что касается любых изменений в задание водителю, то вносить их может только автотранспортная организация, которой и принадлежит транспортное средство. И только в исключительных случаях, по предварительному согласованию с автотранспортным предприятием, это право может быть доверено заказчику.

• Лицевая сторона путевого листа содержит графу «Выдать горючее». Именно в ней прописывается необходимое для исполнения заказа количество горючего. Количество необходимых литров топлива заносится в лист прописью, и учитывает неизрасходованный остаток предыдущего дня.
• В соответствующей графе подписью диспетчера фиксируется достоверность всех указанных в путевом листе данных, включая факт наличия у водителя прав.

Требования к заполнению путевого листа до выезда из гаража

Последовательность внесения данных до момента выезда транспортного средства из гаража также определена.

• В раздел "Движение горючего" (графы №№ 9, 10 и 11) и в соответствующие строки техником по ГСМ (горюче-смазочным материалам), заправщиком или другим уполномоченным лицом, вносятся данные о количестве выданного горючего.
• На лицевой стороне путевого лица обязательно наличие отметки о медосмотре. Данная отметка может быть проставлена только лицом, непосредственно производящим предрейсовый медицинский осмотр, цель которого состоит в оценке состояния здоровья водителя, а также о возможности допуска последнего к управлению транспортным средством.
• Перед выездом автомобиля из гаража на линию, механик КПП (контрольно-пропускного пункта) или ОТК (отдела технического контроля) снимает текущие показания спидометра и вносит их в графу «Показания спидометра» раздела «Работа водителя и автомобиля».
• Эти же работники АТП фиксируют текущее время выезда транспортного средства и отображают эти данные в графе № 6 путевого листа - «Время фактическое» - при помощи штамп-часов. В случае их отсутствия или неисправности, время заносится вручную. Последовательность отображения данных такова: число, месяц, часы, минуты.
• «Остаток при выезде» (графа № 12 раздела «Движение горючего») заполняется также механиком КПП или ОТК. Здесь отображается фактический остаток топлива, находящегося в баках транспортного средства при выезде, а также подписью заверяется достоверность указанных сведений.
• В строках, предназначенных для отображения информации относительно технического состояния автомобиля, механиком ОТК или КПП, посредством подписи отображается ряд фактов. Это как факт передачи водителю транспорта в конкретном техническом состоянии, так и разрешение на выезд за пределы гаража. Водитель данную информацию, а также факт получения автомобиля и задания на выполнение работ, заверяет личной подписью.

Порядок заполнения путевого листа на линии.

К процессу внесения данных в путевой лист грузового автомобиля, находящегося на линии, также предъявляется ряд требований.

1. Порядок заполнения раздела «Последовательность выполнения задания» для формы № 4-с.

• Графа № 27 последовательно отображает номера произведенных поездок. Необходимость этого действия обусловлена последующим разнесением приложенных товарно-транспортных накладных по произведенным рейсам.
• Графы №№ 36-38 ("Номера приложенных товарно-транспортных документов (ТТД)") предназначены для отображения грузоотправителем всех номеров ТТД, имеющих отношение к конкретной поездке.
• Дата и время предъявления путевого листа грузополучателю или грузоотправителю снимаются у въездных ворот либо на КПП в пунктах погрузки-разгрузки и отображаются в графах №№ 28-30. Если контрольно-пропускной пункт либо въездные ворота отсутствуют, то данные графы не заполняются, а время прибытия на пункт разгрузки или погрузки отображается в соответствующем разделе ТТН.
• Наименование грузоотправителя заносится в графы №№ 39-40. Достоверность указанных в путевом листе сведений и реквизитов, подтверждается росписью и печатью грузоотправителя.

1. В случае возникновения обстоятельств, вызвавших простой транспорта, заполняется раздел «Простои на линии». Заносит информацию в соответствующие графы работник службы технической помощи, либо лицо, обладающее такими полномочиями. Ими прописываются причины, дата, протяженность во времени простоя. Достоверность указанных данных подтверждается подписями этих лиц.
2. Находящийся на лицевой стороне раздел «Особые отметки», подлежит заполнению в случае, если фиксации требуют сведения, формой путевого листа не предусмотренные. Это могут быть отметки ГИБДД, всевозможных дорожных служб, отметка об отказе заказчика от загрузки автомобиля и проч.

Порядок занесения данных в путевой лист при возвращении транспорта в гараж

По факту возвращения автомобиля в гараж, принят следующий порядок внесения данных в путевой лист автомобиля:

1. В разделе "Результаты работы автомобиля и прицепов" происходит отображение данных о расходе топлива, времени, проведенном в наряде, количество поездок и заездов, пройденный за время работы километраж, а также объемы осуществленных перевозок.

2. Механиком ОТК или КПП заполняется графа «Остаток при возвращении», находящаяся в разделе «Движение горючего». Здесь же техником по горюче-смазочным материалам, либо другим лицом, обладающим соответствующими полномочиями, делается отметка в графе «Сдано», подтверждающая факт сдачи водителем ГСМ.

3. После того, как водитель сдал транспортное средство механику ОТК или КПП в определенном техническом состоянии (исправном или неисправном), им ставится отметка в графе «Сдано». В свою очередь, механик ОТК или КПП своей подписью визирует прием от водителя автомобиля в том или ином техническом состоянии.

Внесение отметок в путевой лист после его сдачи водителем

Ответственный работник диспетчерской службы, либо другой специалист предприятия, наделенный такими полномочиями, производят заполнение путевого листа по определенным правилам.
1. В раздел "Работа водителя и автомобиля", согласно имеющейся таблице расстояний, диспетчером вносится информация в графу «Нулевой пробег». Тут констатируют километраж, который был пройдет транспортным средством от гаража до первого пункта погрузки, а также от последнего места разгрузки обратно до гаража.

2. Разделом "Движение горючего" предусмотрено несколько граф, требующих заполнения.

Так, в графу «Коэффициент изменения нормы», диспетчером заносятся показатели, отображающие один общий коэффициент изменения нормы расхода горючего. Данный коэффициент применяется на весь день работы автомобиля и связывается с работой автотранспорта, согласно повышенным нормам расхода топлива.

Графы № 16 ("Время работы спецоборудования") и № 17 ("Время работы двигателя") предполагают внесение данных, подкрепленных соответствующими записями в прилагаемых к путевому листу ТТЛ. Данные записи, как правило, содержат сведения о времени работы спецоборудования, а также о дополнительном времени работы двигателя в особых условиях его эксплуатации. Это может быть, например, вынужденная работа двигателя во время исполнения погрузочно-разгрузочных работ. Необходимость отображения данных сведений необходима для расчета дополнительной нормы расхода топлива. Правильность внесения этой информации подтверждается подписью диспетчера.

3. Следующим шагом является заполнение раздела «Последовательность выполнения задания». Здесь диспетчером отображается общее количество поездок. Запись вносится в графу № 27, ячейка «Всего». А в строке «ТТД в количестве» отображается общее количество сданных водителем товарно-транспортных документов. Водитель в подтверждение достоверности данных о количестве сданных и принятых ТТД ставит свою роспись в графе «Сдал водитель». Диспетчер подтверждает этот факт своей подписью в строке «Принял диспетчер».

Особенности путевого листа грузового автомобиля формы № 4-п

Существует ряд особенностей внесения сведений в путевой лист формы 4-п. Они заключаются в следующем:

• Раздел «Задание водителю» заполняется диспетчером, согласно заявке или разовому заказу клиента, и требует заполнения следующих граф:

Графа № 18 «В чье распоряжение». Здесь должны быть отображены данные о заказчике, а именно, его наименование и адрес выполнения работ;

Графы №№ 19, 20. Их данные содержат информацию о плановом времени прибытия и убытия автомобиля с задания;

Графа № 21 - предполагаемое количество часов, отведенных на производство работ;

Графа № 22 – предполагаемое количество поездок.

• Отрывной талон. Его заполнение является обязанностью заказчика. Отрывной талон – основание для выставления автотранспортным предприятием счета заказчику за оказанные услуги.

Порядок заполнения отрывного талона следующий:

Согласно информации, которая содержится в предъявленном водителем путевом листе, заказчик вносит в соответствующие разделы и графы дату выдачи и номер путевого листа; наименование АТП, чьим автотранспортом осуществляется грузоперевозка, а также, указывает марки и государственные номера прибывших ТС;

В строку «Заказчик» заносит наименование организации, Ф.И.О. лица, в силу должностных обязанностей ответственного за использование автомобиля;

Указывает фактическое время прибытия и убытия транспортных средств, в соответствующие строки;

Заполняет строки «Приложенные ТТД», в которые прописывает номера и количество транспортных документов, один экземпляр которых должен быть приложен к путевому листу;

В соответствующей строке указывает количество произведенных рейсов;

Заверяет достоверность указанных в соответствующих строках данных своей росписью и печатью.

Стоит отметить, что вся ответственность за верное оформление путевых листов автомобилей возлагается непосредственно на руководителей организации и должностных лиц, в чьи обязанности входит контроль эксплуатации грузового транспорта, а также лиц, принимающих участие в заполнении документа.

Хранение путевых листов, согласно существующим регламентам, должно производиться совместно с ТТД, что позволяет производить их одновременную проверку.

Унифицированная форма путевого листа специального автомобиля утверждена 78-м постановлением Государственного комитета РФ по статистике в 1997 году. Его форма 3 спец относится к первичной учетной документации и действует с декабря 1997 года.

Назначение формы – возможность учета работы специального автомобиля и правильного начисления заработной платы водителю. Форма 3 спец рассчитана на задание у одного или двух заказчиков и составляется на день либо смену. Получить ее водитель может у определенного должностного лица (к примеру, диспетчера) после сдачи путевого листа за прошлую смену или за день.

Стоит отметить, что к специальным автомобилям относят автокраны, уборочные машины, автовышки, пожарные автомобили, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и прочие средства для выполнения определенных работ. Путевые листы для легковых или грузовых авто составляются по отдельным формам.

Отрывные талоны путевых листов или же ТТН?

В некоторых случаях форму 3-спец расширяют для отражения дополнительной информации, в частности так сделано в путевом листе автокрана.

Форма 3 спец составляется в формате А4, она не является действительной без штампа, даты выдачи и печати организации, в чьей собственности находится автомобиль. Соответствующие отметки вносятся в форму при выезде и по приезду в гараж, в отдельном разделе отображается ход исполнения задания водителю. Учитывая специфику транспортных средств для данной формы, в отдельную графу вносят вид произведенных работ и их соответствующие коды.

Отрывные талоны путевого листа — основание для выставления счета заказчику. Серии и номера выданных талонов вписываются в основную форму, а за линией отреза заполняются две формы по каждому заказчику со следующими данными:

• наименование организации;
• марка и номер специального автомобиля;
• наименование заказчика;
• время прибытия и убытия;
• соответствующие показания спидометра;
• подпись и расшифровка подписи заказчика.

На бланке путевого листа обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, собсвенника автомобиля.

Оформление путевого листа

Путевой лист — основной документ для списания ГСМ. Без него проверяющие не поверят в то, что расходы на поездки экономически обоснованны. Рассмотрим, какие трудности могут возникнуть при заполнении этого документа.

Хотя Минфин России выпустил Письма, согласно которым организации (кроме автотранспортных) вправе разрабатывать собственные формы путевых листов, бюджетным учреждениям во избежание проблем лучше пользоваться унифицированными (они утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте", далее — Постановление N 78). Таково требование п. 59 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. N 25н. Соответствуют ему и отраслевые нормы (например, Отраслевые особенности бюджетного учета в системе здравоохранения в Российской Федерации, утвержденные Минздравсоцразвития России, и Практические рекомендации о порядке организации бухгалтерского учета по формированию организациями, подведомственными федеральному агентству лесного хозяйства, расходов по тушению лесных пожаров, необходимых для обоснования получения субвенций федерального бюджета, предусмотренных на финансирование мероприятий по тушению лесных пожаров, утвержденные Рослесхозом 1 января 2005 г.).

Оформление путевых листов

В Инструкции N 25н предусмотрены листы следующих форм.

Путевой лист строительной машины (ф. N ЭСМ-2, N 0340002). Выписывается в одном экземпляре и выдается на смену, день или декаду. Результаты работы и простоев строительной машины отражаются на оборотной стороне путевого листа и ежедневно подтверждаются подписью и штампом заказчика. Оформленный путевой лист подписывается машинистом, прорабом, начальником участка управления механизации, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию.

Путевой лист легкового автомобиля (ф.

Путевой лист специального автомобиля. Форма 3 спец

N 3, N 0345001). Выписывается в одном экземпляре только на один день или смену. Исключение — командировка, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В документе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать учреждения, в оперативном управлении которого находится автомобиль. Однако в Письмах Минфина России от 3 февраля 2006 г. N 03-03-04/2/23, от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129, от 16 марта 2006 г. N 03-03-04/2/77, от 7 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/327 сказано, что если ежемесячное, ежеквартальное или недельное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение ГСМ, может подтверждать расходы.

Внимание! Маршрут следования автомобиля, связанный с выполнением перевозок или служебного задания, записывается по всем пунктам следования с указанием адресов и названий организаций (Письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129). Не допускаются при указании маршрута формулировки "поездки по городу", "выполнение служебного задания". Отсутствие информации о маршруте следования не позволяет судить о том, была ли машина использована в служебных целях. Такая информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции.

Путевой лист специального автомобиля (ф. N 3 спец., N 0345002). Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. В листе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Раздел "Результаты работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими за эту работу.

В раздел "Особые отметки" заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и т.п.

Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику.

Путевой лист грузового автомобиля (ф. N 0345004 (ф. N 4-с) и ф. N 0345005 (ф. N 4-п)). Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику.

К счету прилагают соответствующий отрывной талон.

Путевой лист остается в организации — владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика, которые служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

В случае когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации — владельца автотранспорта и заказчики.

Путевые листы по формам N N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.

Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

Путевой лист автобуса необщего пользования (ф. N 6 спец., N 0345007). Он также действителен только на один день или на одну смену. В документе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автобус. Путевой лист оформляется только для выполнения заказа одной организации.

Раздел "Результат работы автобуса" заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу.

Личный автомобиль работника

Путевой лист необходимо оформлять и в том случае, если работник использует собственный автомобиль в служебных целях (Письма Минфина России от 13 апреля 2007 г. N 14-05-07/6, УФНС по г. Москве от 21 января 2008 г. N 28-11/4115). Компенсацию сотруднику без него не заплатят.

Заметим, помимо путевого листа основанием для компенсационных выплат являются:

• приказ руководителя учреждения;
• документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля;
• также сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта автомобиля, заверенную в установленном порядке. При управлении транспортом по доверенности представляется копия доверенности (Письмо УФНС по г. Москве от 18 января 2008 г. N 21-18/44-1).

Кроме того, выплата компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и локальным нормативным актом (приказом) организации.

Надо сказать, денежная компенсация за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92, не подлежит обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

А.Ю.Бунина

Оформление талона заказчика

Талон заказчика типовой формы N1-Т3 является обязательным документом для расчетов перевозчика с заказчиком автоперевозок.

Талон заказчика оформляется у перевозчика в двух экземплярах под копирку.

Бланк талон заказчика к путевому листу по рк

В нем указывается дата выдачи и номер путевого листа, к которому этот талон прилагается, а также наименование перевозчика, марка и государственный номер автомобиля, марка и государственный номер прицепа, наименование заказчика, фамилия, инициалы и должность лица, ответственного за использование автомобиля.

У заказчика автотранспорта проставляются время прибытия автотранспорта в распоряжение заказчика, показания спидометра на момент прибытия, а по окончании работ — время выбытия, показания спидометра при выбытии, количество выполненных ходок, количество приложенных ТТН и их номера. Талон заказчика удостоверяется подписью ответственного лица и штампом заказчика.

Первый экземпляр талона заказчика остается у заказчика и служит основанием для расчетов с перевозчиком. Второй экземпляр вместе с ТТН и путевым листом водитель передает ответственному лицу перевозчика, которое осуществляет расчеты оплаты и заполняет графы "Время оплаты" (количество отработанных часов и минут с учетом нулевого пробега, подлежащего оплате, тариф за единицу работы, сумма оплаты), "Пробег всего" (общий пробег с учетом нулевого, тариф за единицу работы, сумма к оплате), "Ходки, отправки" (количество выполненных ходок, тариф за единицу работы, сумма к оплате), "Всего к оплате" (общая стоимость выполненных работ).

Итак, после того как транспортный процесс завершен и на всех его этапах всеми участниками сделаны соответствующие записи в первичной транспортной документации, у каждого из них остаются принадлежащие ему экземпляры ТТН (в необходимых случаях — талон заказчика), на основании которых производится списание и оприходование ценностей, а также учет выполненных транспортных работ, списание ГСМ и начисление зарплаты водителям.

Напоминаем, что перевозчик, грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за полноту заполнения товарно-транспортной накладной и за все последствия недостоверности, неточности сведений, указанных ответственными лицами в первичной транспортной документации, предназначенной для оформления перевозки грузов автомобильным транспортом и проведения расчетов за транспортную работу.

Лица, ответственные за оформление первичной транспортной документации, несут персональную ответственность за достоверность данных, указанных в этих документах, а причиненные убытки возмещаются ими в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Журнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк Скачать Сроки хранения и ответственность Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа. Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию.

Нумерация путевых листов

Внимание

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации. В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике. Журнал выдачи путевых листов, образец Предлагаем вариант, который может разработать и утвердить организация.
Скачать Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать Скачать Порядок учета Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78.

Вход на сайт

Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.

Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору. Вместо заключения Мы постарались собрать для вас самую актуальную информацию по заявленной теме, которая будет полезна новичкам и профессионалам.

Порядок и правила заполнения путевых листов

При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них.

Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс. Несколько слов о ПЛ Правила заполнения путевых листов должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства.

Заполняем журнал учета путевых листов

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Нумерация путевых листов

Подборка наиболее важных документов по запросу Нумерация путевых листов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Нормативные акты: Нумерация путевых листов Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152(ред.
от 07.11.2017)»Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»(Зарегистрировано в Минюсте России 08.10.2008 N 12414) 12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.

Как нумеруются путевые листы

Анна О Bielarus, Гродно #5 29 мая 2013, 10:17 Подскажите пожалуйста, обязательно ли нумеровать путевые или можно написать б/н??? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Анна О Bielarus, Гродно #6 29 мая 2013, 15:10 Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Анна О Bielarus, Гродно #7 30 мая 2013, 9:17 Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Мари Я ставлю например сегодня:300/05 от 30.05.2013, далее путевой на следующую машину 301/05,завтра 310/05 Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Как правильно номеруются путевые листы

Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо. Данный документ состоит из текстовой и табличной части.

Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию. На титульном листе всегда заполняется полное название предприятия и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:

• номер и дата выдачи ПЛ;
• информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
• номер ТС, присвоенный в гараже;
• подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.

Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период.

Как правильно нумеруются путевые листы

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Нумерация путевых листов «Строительство»(Семенихин В.В.)(«ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2016) Унифицированная форма N ЭСМ-2 уже содержит наименование документа - «Путевой лист строительной машины», так что вручную его писать не придется. Но номер документа необходимо указать в соответствии с принятой владельцем строительных машин системой нумерации.

Нумерация путевых листов осуществляется в хронологическом порядке и, как правило, в начале каждого года начинается заново. «Перевозки и автотранспорт»(3-е издание, переработанное и дополненное)(Семенихин В.В.)(«ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2016) Наименование путевого листа «Путевой лист специального автомобиля» уже содержится в унифицированной форме N 3 спец. А вот номер документа нужно указать. Номер указывается в заголовочной части путевого листа.

В июле 2018 года водителю было выписано 3 путевки. Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ. Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер.

Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию. Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера.

Аналогичным образом отражаем остальные путевки. После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса. В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут.

Service Temporarily Unavailable

В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы. Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами.

В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.

Пример заполнения Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными.

Образец заполнения бланка путевого листа 2013 - 2014

Талон заказчика к путевому листу

Утвержден постановлением Минфина от 26.11.2010 N 138

——————————————————————————————————— ¦ Талон заказчика Экземпляр ¦ Талон заказчика Экземпляр ¦ ¦ к путевому листу N ________ для перевозчика ¦ к путевому листу N ________ для заказчика ¦ ¦ от "__" _____________ 20__ г. ¦ от "__" _____________ 20__ г. ¦ ¦ Перевозчик ______________________________________ ¦ Перевозчик _____________________________________ ¦ ¦ (наименование) ¦ (наименование) ¦ ¦ Автомобиль ______________________________________ ¦ Автомобиль _____________________________________ ¦ ¦ (марка, регистрационный знак) ¦ (марка, регистрационный знак) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————————————————- ¦ ———————————————— ¦ ¦ ¦ ¦при прибытии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦при прибытии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Время, ч, мин +—————-+———+ ¦ ¦ Время, ч, мин +—————+———+ ¦ ¦ ¦ ¦при убытии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦при убытии ¦ ¦ ¦ ¦ +———————+—————-+———+ ¦ +———————+—————+———+ ¦ ¦ ¦Показания спидометра¦при прибытии ¦ ¦ ¦ ¦Показания спидометра¦при прибытии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————-+———+ ¦ ¦ +—————+———+ ¦ ¦ ¦ ¦при убытии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦при убытии ¦ ¦ ¦ ¦ +———————+—————-+———+ ¦ +———————+—————+———+ ¦ ¦ ¦Количество ездок ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Количество ездок ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———————+—————-+———+ ¦ +———————+—————+———+ ¦ ¦ ¦Количество ТТН <*> ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Количество ТТН ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———————+—————-+———+ ¦ +———————+—————+———+ ¦ ¦ ¦ Номера приложенных ТТН ¦ ¦ ¦ Номера приложенных ТТН ¦ ¦ ¦ +————————————————+ ¦ +———————————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———————+—————-+———+ ¦ +———————+—————+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———————+—————-+———- ¦ ———————+—————+———- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Заказчик _______________________________________ ¦ Заказчик _____________________________________ ¦ ¦ (наименование) ¦ (наименование) ¦ ¦ ________________________________________________ ¦ ______________________________________________ ¦ ¦ (должность, фамилия, инициалы, подпись, ¦ (должность, фамилия, инициалы, подпись, ¦ ¦ штамп (печать) ¦ штамп (печать) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Расчет стоимости услуг (заполняется перевозчиком) ¦ Расчет стоимости услуг (заполняется перевозчиком)¦ ¦ __________________________________________________¦ _________________________________________________¦ ¦ __________________________________________________¦ _________________________________________________¦ ¦ __________________________________________________¦ _________________________________________________¦ ¦ Подпись (штамп) ________________ ¦ Подпись (штамп) _____________________ ¦ ¦ ¦ ¦ —————————————————-+————————————————— ——————————— <*> Товарно-транспортная накладная.

Подтверждением списания ГСМ на себестоимость в производственных целях является путевой лист. В путевом листе необходимо указывать показания спидометра и показатели расхода ГСМ, а также указывается маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Путевые листы — это первичные документы, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78. В зависимости от вида транспортных средств применяются различные виды путевых листов: для легковых автомобилей, для специальных автомобилей, для легкового такси, для грузовых авто, для автобусов, для автобусов необщего пользования. Для контроля за движением выданных водителям документов и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется специализированный журнал учета по форме N 8.
Порядок оформления путевых листов установлен Инструкцией о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденной Минфином и Минавтотрансом от 30 ноября 1983 г. N 156/30/354/7/10/998/.
Однако Минфин России в Письме от 20 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/214 разъяснил, что формы, утвержденные Постановлением Госкомстата N 78, обязательны только для автотранспортных организаций.
Таким образом, остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
— наименование документа;
— дата составления документа;
— наименование организации, от имени которой составлен документ;
— содержание хозяйственной операции;
— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
— наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личные подписи указанных лиц.
Разработанную организацией форму путевого листа необходимо утвердить приказом об учетной политике организации и привести в приложении к этому приказу.
Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.
Путевой лист выписывает водителю диспетчер или иной уполномоченный выпускать его в рейс работник. В небольших организациях это может сделать сам водитель или другой работник, который назначается приказом руководителя организации.
В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток.
При этом нужно исходить из следующего: если задание водителю дается на неделю (месяц), то и путевой лист можно составлять раз в неделю (месяц). Если же задание дается каждый день, то и путевой лист необходимо оформлять каждый день.
В этом случае организация могла бы обезопасить свою позицию перед налоговыми органами, отразив этот момент в учетной политике. Необходимо указать, с какой максимальной периодичностью (например, не реже одного раза в неделю или месяц) будут выписываться путевые листы конкретным сотрудникам с указанием причин принятия организацией такого решения.
Маршрут движения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.
Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.
В случае если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на ГСМ из состава расходов.
Кроме обязательных реквизитов, которые на основании Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ должны содержать первичные документы, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— сведения о водителе.
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день, — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
— для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
— для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
Сведения о транспортном средстве включают:
— тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
— государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
— показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
Сведения о водителе включают:
— фамилию, имя, отчество водителя;
— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
В зависимости от вида транспортного средства выделяются следующие типы путевых листов:
— путевой лист легкового автомобиля — типовая межотраслевая форма N 3;
— путевой лист специального автомобиля — типовая межотраслевая форма N 3 спец;
— путевой лист легкового такси — типовая межотраслевая форма N 4;
— путевой лист грузового автомобиля — типовые межотраслевые формы N N 4-С и 4-П;
— путевой лист автобуса — типовая межотраслевая форма N 6;
— путевой лист автобуса необщего пользования — типовая межотраслевая форма N 6 спец;
Путевой лист легкового автомобиля по форме N 3 применяется юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств.
На основании данной формы учитывается работа легкового автотранспорта и начисляется заработная плата водителю.
Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на ГСМ списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.
Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации для данной машины. При этом норма расхода горючего утверждается приказом как на летний, так и на зимний периоды. По сравнению с этой нормой указываются фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.
Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, необходимо умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.
Для определения фактического расхода ГСМ за текущий день к его остатку в баке автомобиля на начало смены следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.
На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Данные показатели необходимы для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают цель использования машины.
Нижняя часть оборотной стороны путевого листа важна для расчетчика заработной платы водителей.
Показания спидометра на начало рабочего дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего рабочего дня автомобиля. А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанных на оборотной стороне.
Вторыми по популярности являются путевые листы грузовых автомобилей (формы N N 4-С и 4-П). На основании данных путевых листов и соответствующих товарно-транспортных накладных определяются показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов, т.е. выставления счетов клиентам.
Форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-П (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу.

Документальное оформление работы автомобиля

Форма N 4-П рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации — владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.
В случае когда при повременной плате за работу автомобиля перевозятся товарно-материальные ценности, в "путевку" вписываются номера ТТН, один экземпляр которой прилагается. На основании товарно-транспортной накладной по форме N 1-Т в путевом листе указываются количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Путевые листы по формам N N 4-С и 4-П выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
В разд. I "Задание водителю" указываются маршруты движения, наименование груза и (или) цель поездки. Если маршрутов много и все они не умещаются на одном путевом листе, то можно оформить отдельный маршрутный лист с указанием дат и всех маршрутов поездок, который прилагается к путевому листу. При этом в разделе "Задание водителю" путевого листа делается ссылка на номер этого маршрутного листа.
В разд. II "Работа водителя и автомобиля" диспетчер (механик или иное назначенное лицо) фиксирует показания спидометра. По окончании срока, на который выдан путевой лист, водитель сдает его диспетчеру. Диспетчер удостоверяет правильность снятых показаний приборов своей подписью на путевом листе. Затем от диспетчера путевой лист принимает бухгалтер.
По показаниям спидометра бухгалтер определяет пробег автомобиля. По утвержденным нормам расхода топлива и пробегу автомобиля определяется расход топлива.
Обращаем внимание, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Путевой лист - очень важный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2019 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 . Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476 . В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:

• легковых автомобилей;
• грузовых автомобилей;
• специального транспорта;
• легкового такси;
• грузового таки;
• автобусов общественных и необщего пользования.

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 , который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Новая форма путевого листа

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2019 году таких сведений стало больше — чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Таким образом, новые путевые листы 2019 года обязательно должны содержать следующие сведения:

• название и номер самого документа;
• реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
• дату выдачи;
• период действия;
• данные о водителе ТС;
• данные о самом ТС;
• данные о владельце ТС;
• данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять. Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ .

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа

Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Бланк путевого листа	Кто и как заполняет
Для легковых автомобилей	Можно применять для оформления рейсов легковых ТС, как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257
Для грузовых автомобилей со сдельной зарплатой водителям.	Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Такая она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которых исчисляется зарплата. В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.
Для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям.
Для специального траспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)
Для легкового такси	В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру.
Для автобусов	Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом листе должен быть проверены на соответствие показателя приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты и проставлением личного штампа. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять сколько времени заняла дорога, а также ставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль стоимости потраченного на дорогу топлива и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.

Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевые листы в течение пяти лет. Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Правильно заполненный новый путевой лист по форме № 3 (для легкового автомобиля) выглядит так:

Титульный лист с учетом изменений в порядке заполнения (подготовлено с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс):

Продолжение: