Тема «Транспортные тарифы и правила их применения. Оптимизация транспортных расходов». Разработка рекомендаций по снижению транспортных расходов ооо "гардез"

* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.

Введение

1. Структура себестоимости перевозок автомобильным транспортом

2. Развитие рынка транспортных услуг в Санкт-Петербурге

2.1. Состояние рынка транспортных услуг в Санкт-Петербурге

2.2. ООО «Гардез» на рынке транспортных услуг Санкт-Петербурга

2.3. Состояние автотранспортного парка ООО «Гардез»

3. Анализ финансовых показателей деятельности автотранспортного предприятия

3.1 Анализ тарифов на автомобильные перевозки

3.2. Анализ финансовых результатов работы автопарка

3.3. Оценка финансового состояния предприятия

4. Экономическая оценка мероприятий по снижению себестоимости перевозок в ООО «Гардез

4.1. Снижение уровня расходов за счет установки газобаллонного оборудования

4.2. Снижение расходов на перевозки при замене парка автотранспорта

Список использованной литературы

Введение

Перевозка грузов является основным видом услуг транспорта. В качестве продукции транспорта традиционно рассматривалась только перевозка, измеряемая такими валовыми показателями, как объем перевозок, грузооборот и т.п. Однако так как предприятия транспорта делятся на следующие группы: транспортные, экспедиционные, информационно-посреднические, по ремонту подвижного состава и оборудования и др., то и к услугам транспорта следует относить не только перевозку грузов, но и любую операцию, не входящую в состав перевозочного процесса, но связанную с его подготовкой и осуществлением. Например, упаковка и маркировка груза, их пакетирование, промежуточное хранение, предоставление грузовладельцу необходимой информации и пр. В современных условиях указанный перечень услуг необходимо дополнять маркетинговыми, коммерческими, информационными услугами, услугами страхования и т.п.

Автомобильный транспорт - ключевой элемент транспортной системы страны. В настоящее время автомобильный транспорт выполняет более 50% объемов перевозок грузов и пассажиров страны, являясь, по сути, «главным перевозчиком» страны.

Груз, перевозимый автомобильным транспортом, также различен. Классификация грузов - это распределение транспортных грузов по тарифным группам с целью установления размера перевозных платежей. Расшифровка этого понятия объясняет отсутствие единой классификации грузов для различных видов транспорта.

Переход к рыночным отношениям требует новых подходов к проблемам формирования материальных потоков, их рационализации и определения роли транспорта, в том числе и автомобильного как основного участника процессов воспроизводства, оказывающего существенное влияния на рациональность размещения, обмена и эффективности общественного производства.

С учетом объемов и характера предстоящих перевозок автопредприятия выделяют автотранспортные средства соответствующих типов в необходимом количестве. Они должны быть исправными и чистыми в санитарном отношении. Постоянный рост объемов перевозок автомобильным транспортом вызывает необходимость более эффективного его использования. К числу факторов, определяющих более интенсивное использование автомобильного транспорта, относятся: улучшение использования грузоподъемности транспортных средств; повышение коэффициента сменности работы транспорта; сокращение простоя; улучшение использования пробега.

Основные фонды, в силу из большой стоимости и продолжительности использования, должны обладать высокой производительностью, экономичностью в использовании, универсальностью, надежностью в работе.

Являясь наиболее гибким и хорошо приспособленным к изменениям рыночной конъюнктуры, автомобильный транспорт, вместе с тем, и наиболее ресурсоемкая транспортная подотрасль.

Снижение себестоимости на основе оптимизации затрат на производство и реализацию продукции является первоосновой экономического роста предприятия - способом его выживания.

Целью выпускной квалификационной работы является экономическое обоснование методов снижения себестоимости. В соответствии с поставленной целью в работе поставлены следующие задачи: рассмотреть структуру себестоимости грузовых автомобильных перевозок; провести анализ производственных и финансовых показателей работе автопредприятия; разработка рекомендаций по снижению транспортных расходов на предприятии.

Объектом анализа является общество с ограниченной ответственностью «Гардез», успешно функционирующее на рынке грузовых автомобильных перевозок в Санкт-Петербурге и Ленинградской области.

I . Структура себестоимости перевозок автомобильным транспортом

Издержки транспорта — это затраты на перемещение грузов и пассажиров. Транспортные издержки выступают в двух видах: общественные и издержки транспортных предприятий. Общественные, или народнохозяйственные, издержки транспорта измеряются совокупными затратами живого и овеществленного труда, т. е. стоимостью транспортных услуг, которая отражается в тарифах на транспортные услуги.

Издержки транспортных предприятий выражаются фактической величиной затрат на перевозки, т. е. эксплуатационными расходами, или себестоимостью перевозок.

Себестоимость перевозок - выраженная в денежной форме величина эксплуатационных расходов транспортного предприятия, приходящихся в среднем на единицу продукции транспорта. Показатель себестоимости перевозок определяют как отношение величины эксплуатационных расходов по перевозкам грузов, приходящихся в среднем на 1 т.км. грузооборота. На автомобильном транспорте себестоимость перевозок определяется для отдельных видов транспортной работы, за единицу которой принимаются: по перевозкам на грузовых автомобилях, работающих по тарифу за перевезенную тонну, - 1 т. км, по перевозкам на автомобилях, работающих по часовому тарифу - на 1 час.

Себестоимость перевозок представляет собой денежное выражение затрат на выполнение единицы транспортной работы. Себестоимость является базой для определения цены (тарифа) транспортной продукции. Расчет себестоимости продукции называется калькулированием. Себестоимость грузовых автомобильных перевозок калькулируется на 10 т.км. или 1т, 10авт-ч.

На себестоимость автомобильных перевозок также большое влияние оказывает и ряд внешних факторов, непосредственно не зависящих от работы автотранспортных предприятий. Это, прежде всего, дорожные условия, в которых работает подвижной состав.

Расстояние перевозки грузов резко отражается на себестоимости перевозок при любых дорожных условиях. Чем больше расстояние, тем выше производительность подвижного состава и соответственно ниже доля постоянных расходов, приходящаяся на 1 т.км, при прочих равных условиях.

Классификация расходов по статьям и элементам затрат, а также видам перевозок позволяет предприятиям знать структуру затрат, направления расходования материальных, трудовых и денежных средств.

Группировка по статьям затрат используется для калькулирования и учета себестоимости перевозок (работ, услуг), своевременной и полной оценки результатов хозяйственной деятельности предприятия, определения расходов по отдельным звеньям транспортного процесса.

Группировка по элементам затрат необходима для выявления фактического расходования в производственном процессе предприятий материальных, трудовых и финансовых ресурсов, определения потребности предприятия в этих ресурсах для осуществления перевозок автомобильным транспортом, выполнения работ (услуг) по транспортно - экспедиционному обеспечению.

Все затраты, образующие себестоимость перевозок автомобильным транспортом, группируются в соответствии с их экономическим содержанием по следующим элементам затрат:

А) затраты на оплату труда;

Б) отчисления на социальные нужды;

В) материальные затраты (за вычетом стоимости возвратных

Отходов);

Г) амортизация основных фондов;

Д) прочие затраты.

На автомобильном транспорте при учете и калькулировании себестоимости перевозок (работ, услуг) применяется следующая группировка по статьям затрат:

А) Затраты, непосредственно связанные с перевозками и производством других работ и услуг, в том числе:

Заработная плата водителей автомобилей (грузовых, автобусов, легковых такси) и кондукторов автобусов;

Отчисления на социальные нужды;

Автомобильное топливо;

Смазочные и прочие эксплуатационные материалы;

Износ и ремонт автомобильной резины;

Техническое обслуживание и эксплуатационный ремонт автомобилей;

Амортизация подвижного состава.

Б) Общехозяйственные расходы.

Основными статьями затрат при выполнении автомобильных перевозок являются:

Затраты на топливо;

Затраты на смазочные материалы;

Затраты на техническое обслуживание и ремонт;

Затраты на восстановление износа шин;

Затраты на амортизацию по восстановлению подвижного состава;

Накладные расходы;

Заработная плата водителей;

Амортизация подвижного состава

Остальные и прочие расходы

В статье «Заработная плата водителей автомобилей и кондукторов автобусов» учитываются:

Заработная плата водителей и кондукторов за работу на линии, исчисленные исходя из сдельных расценок, тарифных ставок в соответствии с принятыми на предприятиями системами оплаты труда, в том числе надбавки и доплаты за работу в выходные и праздничные (нерабочие) дни; в сверхурочное время; денежные премии, начисленные, включая премии за экономию топлива, сокращение износа шин и других материальных ресурсов.

Затраты, относимые к данной статье, учитываются в составе элемента «Затраты на оплату труда».

В статье «Отчисления на социальные нужды» отражаются обязательные отчисления по установленным законодательством нормам на государственное социальное страхование, в пенсионный фонд, а также на обязательное медицинское страхование от расходов на оплату труда водителей, включаемых в себестоимость перевозок (работ, услуг).

В статье «Автомобильное топливо» учитываются затраты на все виды топлива по отпускным ценам, расходуемого автотранспортными предприятиями для выполнения перевозок (бензин, дизельное топливо, сжатый и сжиженный газ), с установленными скидками и надбавками, включая транспортно - заготовительные расходы. В эту статью включается также стоимость доставки автомобильного топлива от нефтебазы до емкости автотранспортного предприятия, соответствующая фактическому расходу топлива (в случае, когда это предприятие получает автомобильное топливо не в талонах, а в натуре).

Затраты, относимые к данной статье, учитываются в составе элемента «Материальные затраты».

Не учитываются затраты на топливо, расходуемое для отопления зданий и помещений, выработки электроэнергии и других технологических целей, не связанных с осуществлением перевозок.

В статье «Смазочные и другие эксплуатационные материалы» учитываются затраты на все виды масел, смазок, а также обтирочные и другие материалы, применяемые при эксплуатации подвижного состава, а также на брезент и прочие виды такелажа, используемые при перевозке топливно-смазочных материалов для нужд предприятия.

В статье «Техническое обслуживание и эксплуатационный ремонт автомобилей» учитываются затраты на все виды технического обслуживания и ремонта (текущего и капитального) автомобилей и прицепов, включая затраты на техническое обслуживание и ремонт своими силами и оплату услуг по техническому обслуживанию и ремонту, выполняемых сторонними организациями.

При выполнении ремонта и технического обслуживания собственными силами в данную статью включаются:

Заработная плата ремонтных рабочих и водителей, занятых на проведении технического обслуживания и ремонта с премиями (учитывается в составе элемента «Затраты на оплату труда»);

Отчисления на социальное и медицинское страхование, в Пенсионный фонд от затрат на оплату труда ремонтных рабочих и водителей, занятых на проведении технического обслуживания и ремонта;

Стоимость запасных частей и материалов, смазочных материалов, воды, идущей на технологические нужды, транспортно - заготовительные расходы и наценки снабженческо-сбытовым организациям в части, приходящейся на стоимость запасных частей, материалов и прочее, израсходованных для выполнения ремонта и технического обслуживания в отчетном периоде (учитываются в составе элемента "Материальные затраты").

II . Развитие рынка транспортных услуг в Санкт-Петербурге

2.1. Состояние рынка транспортных услуг в Санкт -Петербурге

В настоящее время в Санкт-Петербурге насчитывается большое количество компаний, готовых оказать различные транспортные услуги: грузоперевозку, переезды и другие. Рынок данных услуг можно назвать насыщенным и с каждым днем спрос на транспортные услуги увеличивается, соответственно транспортных компаний становится больше.

Сейчас на рынке представлены разнообразные компании: по уровню обслуживания, расценкам, количеству предоставляемых услуг. Есть транспортные компании для состоятельных клиентов, есть для людей со средним достатком, есть частные грузоперевозчики, готовые осуществить перевозку груза по минимальным ценам с минимальными гарантиями.

Большинство компаний предлагают своим клиентам довольно-таки разнообразный парк грузовых автомобилей, предлагают услуги опытных грузчиков, выполняя свою работу ответственно и аккуратно.

Для того чтобы увеличить количество клиентов, доходы и так сказать укрепиться на рынке транспортных услуг, компании используют несколько путей:

Транспортные компании стремятся повысить уровень обслуживания, и снизить тарифы, завоевывая тем самым новых клиентов. Постоянно разрабатываются системы скидок и льгот на предоставление тех или иных услуг.

Расширение списка предоставляемых дополнительных услуг. Многие компании в последнее время кроме грузовых перевозок, переездов и погрузо-разгрузочных работ предлагают различные дополнительные, сопутствующие услуги, такие как:

Логистика;

Экспедирование;

Разборка и сборка мебели;

Упаковка и маркировка имущества:

Профессиональная ("экспортная") упаковка для дальних грузоперевозок;

Складские услуги - ответственное хранение грузов;

Уничтожение документации;

Продажа и аренда упаковочного материала;

Грузоперевозки нестандартных грузов.

2.2. ООО «Гардез» на рынке транспортных услуг Санкт-Петербурга

Общество с ограниченной ответственностью «Гардез» - транспортная компания, которая осуществляет транспортное экспедирование и перевозки грузов по Санкт-Петербургу и Ленинградской области автомобильным видом транспорта. Компания была создана в 2007 году. Грузовые автомобили с высококвалифицированными водителями и грузчиками осуществляют грузоперевозки, погрузо-разгрузочные работы для жителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Гибкость и индивидуальность в оплате.

Можно выделить четыре основных показателя качественной услуги по доставке грузов:

Соблюдение заявленных сроков.

Сохранность груза в процессе перевозки.

Своевременное предоставление информации о доставке.

Соблюдение оговоренных условий перевозки.

За время существования ООО «Гардез» сложилась оптимальная организационная структура, позволяющая эффективно решать многочисленные и разнообразные задачи по квартирным, офисным и дачным переездам, перевозкам продуктов, мебели, промышленных и любых других видов грузов автомобильным транспортом.

В штат компании входят водители, экспедиторы, грузчики, менеджеры по работе с юридическими лицами, менеджеры по работе с физическими лицами. Отдел логистики занимается подбором соответствующих, перевозимым грузам, машин и распределением их по маршруту. Существуют также и сотрудники, которые выясняют пожелания клиентов и проверяют полноту и качество выполняемых работ на всех этапах её выполнения. Такая организация работ позволяет оказывать весь комплекс транспортно-экспедиторских услуг на самом высоком уровне.

Трудовые отношения на предприятии, включая вопросы найма и увольнения режима труда и отдыха, условий оплаты труда, гарантии и компенсации регулируются индивидуальными трудовыми договорами (контрактами). Условия индивидуальных трудовых договоров (контрактов) не могут ухудшать положения сотрудников предприятия по сравнению с условиями, предусмотренными действующим на территории РФ. Социальное страхование сотрудников предприятия их социальное обеспечение регулируются нормами действующего на территории РФ. Предприятие вносит отчисления по государственному социальному страхованию и отчисления на пенсионное обеспечение по ставкам, установленным для предприятий и организаций РФ. Основной формой осуществления полномочий трудового коллектива предприятия является общее собрание. С водителями предприятие заключает двухсторонние специальные соглашения, в которых строго оговаривается ответственность, которая ложится на водителей, уезжающих в рейс.

Выполнение заявки

5. Подача транспорта под погрузку

6.Транспортировка груза по указанному адресу

7. Разгрузка груза

8.Прием груза заказчиком

9. Оплата заказа

Транспортная компания осуществляет не только доставку грузов по любому адресу в Петербурге, но и погрузо-разгрузочные и такелажные работы.

Повышение логистических компетенций – одна из первоочередных задач для субъектов среднего и крупного бизнеса, а также для муниципальных и государственных структур. Оптимизированная транспортная система позволяет снизить затраты на производство и реализацию продукции, увеличить эффективность работы персонала.

Основные задачи транспортной оптимизации

Основная задача, которая стоит перед менеджерами организации в данном аспекте, это снижение затрат на перевозки без потери их качества. Про планирование логистических процессов было рассказано в отдельной статье. Рассмотрим основные типы издержек, характерных для процесса перевозки сырья, готового товара или персонала:

Затраты на погрузку/разгрузку, а также доставку товара в торговую точку.
Расходы на эксплуатацию, текущий и капитальный ремонт ТС.
Топливные затраты.
Оплата труда водителей, механиков, экспедиторов.
Уплата налогов, пошлин, таможенных сборов.
Затраты на проезд по платным автодорогам.

Оптимизация транспортной работы необходима при неконтролируемом росте описанных издержек. Процесс оптимизации транспортных расходов на предприятии начинается с анализа текущей логистической стратегии и сбора рекомендаций по ее коррекции.

Анализу подвергаются такие аспекты транспортной системы предприятия:

способ перемещения грузов;
выбор типа транспортного средства и его конкретной модели;
подбор компании-перевозчика и прочих логистических посредников;
схема расположения складских терминалов компании.

Коррекция текущей логистической стратегии позволит выработать эффективный методологический аппарат для оптимизации работы транспорта. Для эффективных изменений логистический отдел должен выработать «дорожную карту» и согласовать ее с руководством и финансовым подразделением.

Приоритетные задачи, которые должны быть решены в ходе оптимизации процессов транспорта:

развитие МТБ предприятия. Основной упор нужно делать на максимальную автоматизацию трудоемкой работы;
своевременное обновление и капитальное обслуживание парка транспортных средств;
внедрение автоматизированных логистических систем, способных предоставлять сводные данные обо всех перевозках за требуемый период. И также система должна предоставлять детализацию по каждой отдельной поездке.

В рамках «оздоровления» логистического направления предприятия нужно придерживаться таких мер, которые не скажутся на безопасности груза или пассажиров, соблюдении времени прибытия-отбытия, увеличении времени простоя на этапе погрузки/разгрузки.

Как оптимизировать транспортную работу предприятия

Существует три основных направления, нововведения в которых обеспечат снижение затрат на перевозку грузов и пассажиров:

Выбор оптимальных ТС: эксплуатационные характеристики транспортного средства формируют уровень затрат на транспорт. Важно, чтобы в парке компании были негабаритные модели для перевозок в пределах населенного пункта;
Подбор оптимально расположенных разгрузочно-погрузочных пунктов: склады нужно анализировать не только по уровню удобства подъезда/погрузки, но и по степени удаленности поставщиков;
Анализ целесообразности владения собственным парком ТС: этот аспект актуален для субъектов малого бизнеса. Логистическое подразделение должно сопоставить затраты на владение собственным парком с расценками на услуги транспортных фирм.

После анализа приоритетных направлений логистики предприятия нужно инициировать разработку плана оптимизации транспортных расходов на предприятии. Этот план имеет, как правило, общую конфигурацию вне зависимости от типа предприятия:

Постановка задачи перед группой менеджеров логистического отдела;
Координация межведомственной работы, издание директив и регламентов, регулирующих взаимодействие между подразделениями;
Внедрение единых показателей эффективности работы для отделов, связанных с логистикой;
Привлечение топ-менеджмента для эффективной коммуникации между отделами и формирования отчетной документации;
Делегирование полномочий, назначение группы работников, отвечающих за достижение плановых показателей.

После того как данные управленческие решения будут реализованы, нужно избрать эффективную методику оптимизации управления транспортными системами.

Основные методы снижения транспортных расходов

В современном логистическом менеджменте разработана методологическая база, позволяющая снизить издержки на транспортировку грузов и пассажиров. Решения в рамках данных методов принимаются на основе математического моделирования. Это могут быть алгоритмы для компьютерных расчетов или эвристические модели.

Например, широко используются такие методы оптимизации транспортных процессов:

«Метод северо-западного угла»: используется для решения исключительно транспортных задач. Транспортная таблица перебирается от самого левого столбца верхней строки. В таблицу вписываются максимальные значения, при которых не будут превышены возможности поставщика и потребности покупателя. Описываемый метод не принимает в расчет такой ключевой фактор, как стоимость доставки;
«Метод Фогеля»: по этому методу для каждого столбца ТТ(транспортной таблицы) нужно вычислить разницу между двумя наименьшими тарифами;
Метод минимальных затрат: логист записывает отгрузку в те ячейки, которые имеет наименьший тариф на перевозку.

Данные методы реализованы в рамках CRM-системы «1С: Предприятие». Расчет транспортных задач можно вести в автоматическом режиме, активируя различные подстройки в программной оболочке.

Также для снижения затрат можно использовать «полевые методы», такие как «Способ коммивояжера», состоящий в построении такого маршрута, при котором можно минимум 1 раз пройти по территории нужных городов, а затем вернуться в точку отправления. «Метод коммивояжера» позволяет моделировать маршрут так, чтобы водитель не делал «крюков» или без надобности не проезжал по одной локации несколько раз.

Использование автоматизированных логистических систем

Предприятие с развитым логистическим направлением в своей деятельности обязано использовать программные решения, которые помогут отслеживать информацию о перевозках и формировать на ее основе базы данных с возможностью выгрузки Exel или другие программы.

Такое ПО должно иметь следующий функционал:

обработка заявок на перевозку;
подбор транспортного средства с учетом характеристик груза;
формирование ТТН, иной сопроводительной документации;
расчет стоимости перевозку.

Автоматизированные системы должны состоять не только из программного обеспечения, но и трекеров, которые передают текущее положение автомобиля, данные о расходе топлива, времени в пути, соблюдении режима труда и отдыха.

Оптимизация транспортного отдела предприятия – важнейшая задача корпоративного менеджмента, так как от этого направления зависит коммуникация с поставщиками, партнерами и конечными потребителями. Нельзя придерживаться одного аспекта совершенствования перевозок – нужно вводить инновации комплексно. Современное ПО позволяет нивелировать долю человеческого участия в моделировании перевозок, поэтому менеджмент должен быть задействован в обновлении МТБ предприятия, формировании отчетности и разработке предложений по дальнейшему совершенствованию логистики.

Егменова Наталия Алексеевна ,

Член Ассоциации "Объединение АХП", ревизор сообщества,

административный директор с восьмилетним стажем работы,

В т.ч. ЗАО «Страховая группа УралСиб»

Очень важно понимать, что экономия - это просто сокращение расходов. В то время как оптимизация подразумевает стремление к устранению всех видов потерь и рациональное распределение расходов с минимальными потерями в уровне и качестве предоставляемой услуги.

Основными статьями расходов на корпоративный транспорт являются:
· Покупка;
· ГСМ (топливо, масла, тормозные и охлаждающие жидкости);
· ТО, текущий и капитальный ремонты;
· Страхование автотранспорта;
· Обеспечение расходными материалами (омыватели, щетки, аптечки, огнетушители и т.п.), автомобильные шины (покупка, хранение, утилизация), мойка;
· Медосмотры и подготовка ТС для выхода на линию (обучение персонала);
· Парковка;
· ДТП, штрафы за нарушение ПДД.
«Тяжеловесами» в этом перечне, если не считать покупку транспорта, конечно, являются ГСМ и ремонты.
Причины увеличения расходов:
· Несовершенная система управления и контроля автотранспорта;
· Безграмотное управление и низкий профессиональный уровень персонала;
· Мошенничество;
· Небережливое (халатное) отношение к имуществу компании и равнодушное отношение к происходящим в компании процессам.
В результате вышеуказанных причин компания имеет нецелевое и нерациональное использование транспорта.

Цитата: «Выходя на «тропу войны» с лишними расходами, вооружитесь карандашом, бумагой, калькулятором и недоверием. Любая подмеченная неэффективность или мелькнувшая в голове идея по ее устранению должны храниться не в памяти, а на бумаге. Не верьте сотрудникам, которые не подкрепляют свои слова цифрами, а если подкрепляют, то цифры нужно проверить. В борьбе с лишними затратами побеждают параноики». ( источник: http://kupi-franshizu.ru)
В процессе оптимизации расходов на транспорт нужно разбудить в себе параноика, потому что именно это направление чаще всего кроет в себе нецелевые расходы! Пути снижения расходов.

На начальном этапе необходимо провести общий анализ и получить понимание, как формируются расходы на транспорт. В реальности это понимание не всегда есть. Многие компании имеют бюджет, есть планирование средств (как правило, по итогам уже имеющихся затрат +/- 5-10 %), но нет четкого понимания, на что по факту тратятся средства.

Чтобы определить, есть ли это понимание, достаточно задать себе несколько вопросов подобных этим:

Ø Неделю назад машина компании пришла из ремонта. Я точно знаю, что в ней ремонтировали? Я уверен(а) в необходимости этого ремонта и в том объёме, в каком он проведён? Почему? Я уверен(а), что смета на ремонт адекватная, а не могла быть ниже?

Ø Компания заплатила за бензин в прошлом месяце 100 000 рублей. Почему? Сколько реально проехали водители в прошлом месяце? На этот пробег действительно нужно было заправить бензина на 100 000 тысяч рублей? Я это точно знаю?
Ø Стоимость той парковки, где оставляет на ночь водитель автомобиль, действительно соответствует той сумме, которую он озвучил? И почему компания платит наличные? Почему не заключён договор?
И этих вопросов можно задать сотни, главное ответить на них саму себе честно и понять, где нужно работать и оптимизировать процессы.
Необходимо провести тотальную проверку всех документов, касающихся эксплуатации и обслуживания транспорта. И начать стоит с путевых листов.

Путевой лист - главный документ первичной документации учёта работы водителя и пробега, а также маршрута автомобиля, выдаваемый ежедневно (ежемесячно) водителям транспортных средств.

Не смотря на то, что есть законодательные акты, регламентирующие и описывающие, как заполнять данный документ, он часто заполняется неправильно. Основных причин две: неграмотность и мошенничество. Поэтому при проверке необходимо обратить внимание насколько полно и правильно заполняются путевые листы в компании в принципе, делаются ли отметки о прохождении предрейсового и послерейсового медицинских осмотров, а также отметки уполномоченного (обученного) лица о выпуске на линию. И особо необходимо обратить внимание на графы: показания спидометра (выход на линию/приезд в гараж), расход топлива. На оборотной стороне важно изучить маршруты движения, время простоя, пробег по конкретному маршруту, время в пути.

Далее, чистая математика! Начинаем просто считать выборочно или все путевые листы за определённый период. Необходимо провести расчёты и проверить общий пробег за день по спидометру и по сумме маршрутов. Проанализировать время в пути и время простоев между маршрутами. Для понимания ситуации можно проверить маршруты по карте, как с учётом пробок, так и без учёта. И, конечно, анализ расхода топлива - понять, сколько реально расходуется. Точнее сказать, сколько расходуется согласно путевым листам, а далее эти данные сравнить как с характеристиками транспортных средств, так и рекомендациями Минтранса.

Если в компании существует система заявок, провести проверку путевых листов в привязке к заявкам. Это позволит понять, как выстроена система обеспечения разъездным транспортом сотрудников компании. Если количество заявок не соответствует количеству поездок, если маршруты не совпадают заявками, понять, почему это происходит. Насколько грамотно и эффективно выстраиваются маршруты. Если одно направление, совмещаются ли поездки, или машина ездит в одно и тоже место несколько раз, или несколько машин одновременно едут в одном направлении и пассажиров в них по одному? В итоге это поможет провести глубокий анализ логистики поездок, который также необходим для понимания общей картины с использованием и эксплуатацией транспорта в компании. Если система заявок отсутствует или имеет условный формат, определить, как происходит обеспечение транспортом сотрудников. Причём здесь важно понять все нюансы.
Далее начинаем проверять и изучать регламенты и инструкции, касающиеся управления транспортом и персонала. В реальности часто встречается частичное или полное отсутствие таких документов. Также, крайне часто встречается формальный подход: не прописаны алгоритмы эксплуатации и использования ТС, нет пошаговых инструкций тех или иных процессов и действий, нет правил заполнения документов, нет четко определённых норм и сроков.

Необходимо обратить внимание на должностные инструкции водителей, руководителей транспортных подразделений и сотрудников ответственных за транспорт. Также здесь часто присутствует формальный подход, не прописываются четко обязанности и ответственность. Важно выяснить оформлялся ли Акт приёма-передачи транспортного средства водителю или иному лицу. Для всех ли водителей оформлены данные документы и это только документ бухгалтерского учёта или существует еще форма акта, где отражено, в каком состоянии передан автомобиль сотруднику, есть описание автомобиля, его повреждений или фиксация их отсутствия, его состояние на момент передачи?

Обязательно, в рамках проверки документации, необходимо изучить журналы и карточки. Также частая ситуация, когда они отсутствуют, либо они не ведутся должным образом. Перечень данных журналов достаточно большой, но это очень важные документы, так как многие из них касаются безопасности и должны вестись согласно законодательству (журнал инструктажа на рабочем месте, журнал инструктажей по технике безопасности, журнал по проведению инструктажей с водительским составом по безопасности дорожного движения, журнал предрейсового и послерейсового медицинского осмотра, журнал учёта ДТП и т.п.). Кроме того, данные журналы и карточки помогают вести учёт различных мероприятий по обслуживанию транспортных средств и расходных материалов и документов (карточка учёта работы автомобильной шины, журнал учёта путевых листов, журнал учёта неисправностей, журналы учёта и регистрации выдачи различных документов и материалов и т.п.).

Очень важно в рамках проверки документов проанализировать отчётные и закрывающие документы. Необходимо определить для себя за какой период (месяц, квартал и т.п.) будут изучаться данные документы. Далее важно понять, соответствуют ли данные документы произведенным оплатам за определённый период, и если нет, почему.

Кроме того, необходимо на основании данных документов провести серьёзный анализ закупок и их обоснованность. Какие услуги и товары приобретаются за наличный расчёт, а какие - по безналичному? Провести проверку произведенных ремонтных и обслуживающих работ и мероприятий, провести анализ их стоимости. Обратить внимание на частоту проведения ремонтных работ и мероприятий, особенно если они повторяются. Важно понять, насколько это возможно, обоснованность проведённых работ. Бывает такое, что провели ремонт какого-либо узла, а в заказ-наряде указаны дополнительные работы или запчасти, которые к данному узлу не имеют никакого отношения или в рамках проведённого ремонта неисправность указана одна, а если смотреть на работы или запчасти, то получается, что поломка должна быть совсем другой.

И последнее, что необходимо изучить из документов, это договоры. Определить в первую очередь, какие услуги оказываются по договорам, а какие без них. Внимательно прочитать все договоры, обратить особое внимание на их условия и выявить, где кроются основные риски и потери.

Для получения полной картины, какова ситуация с транспортом в компании, помимо изучения и анализа всех документов и логистики поездок, необходимо провести анализ рынка на аналогичные товары и услуги в области эксплуатации и обслуживания транспорта. В результате этой работы понять, завышена ли стоимость товаров и услуг, получаемых компанией, или всё предоставляется по вполне адекватной цене.

В процессе изучения выше указанного материала велика вероятность того, что многое вызовет недоумение и удивление, а может, даже злость. И на один вопрос получив ответ, последний вызовет еще больше вопросов. Но встав на этот путь, к этому нужно быть готовым. Нужно быть готовым к противодействию со стороны персонала. Нужно быть готовым услышать такие фразы как: «у нас так принято», «так было всегда» и т.п. И нужно понимать, что о каждой своей находке не обязательно докладывать подчиненным, потому что важно получить полную картину происходящего. И когда она, наконец, получена, необходимо определить направления, где самые большие проблемы, где необходимо в первую очередь проводить мероприятия по оптимизации. То есть выявить зоны особого внимания. Следующий этап - определение шагов по оптимизации. Что конкретно должно быть сделано в каждом направлении.

Итак, определив дальнейшие шаги по оптимизации, начинаем их реализовывать. Важно, максимально быстро (насколько это возможно) перейти на безналичную систему оплаты всех услуг и товаров. Необходимо полностью исключить хождение наличных денег.

Параллельно начинается работа по наведению порядка в документации и формированию пакета документов, соответствующих требованиям законодательства и интересам компании, а именно разработка и внедрение регламентирующих документов. В данных документах должно быть детальное отражение каждого шага, каждого процесса. Необходимо исключить любую возможность двоякого толкования или возможность действия по собственному усмотрению. Необходимо регламентировать и зафиксировать чёткое описание заполнения всех документов, касающихся транспорта, зафиксировать все сроки (заполнения документов, предоставления документов, подача заявок, уведомления о происшествиях или иных событиях и т.п.). Провести работу по анализу актуальности действующих нормативов (расходы топлив, сроки эксплуатации, ТО и т.п.) и соответствия их действующему законодательству. В случае необходимости определить и зафиксировать новые нормы.

Возможно, необходимо провести серьёзную работу по разработке и внедрению новых должностных инструкций, которые должны содержать максимально полное описание обязанностей водителей и сотрудников, обеспечивающих работу транспорта. Также не лишним будет отражение в них наличия материальной ответственности согласно ТК РФ.

Если в компании не выстроена система заказа транспорта или в процессе анализа выяснилось, что она требует реорганизации, необходимо провести соответствующие мероприятия. В первую очередь, если нет системы заявок, вводить. Определить сроки и форму подачи заявок, кому должны подаваться данные заявки, и всё это зафиксировать внутренним нормативным документом. Также важно определить круг сотрудников, которым может предоставляться корпоративный транспорт, а кому он не положен в принципе. Очень часто бывает, что в компании пользуются «разгонными» машинами не те, кому они действительно необходимы по работе, а те, кто имеют хорошие отношения с руководителем транспортного отдела или, как всегда, «исторически сложилось». Если есть необходимость, данный перечень также можно зафиксировать в регламенте.

Ø Поездки в одном направлении разных заказчиков и их совмещение;

Ø Рабочее время водителя, время его обеда и время окончательно возврата в гараж, которое должно, по сути, совпадать с окончанием рабочего дня, согласно законодательству;
Ø Погодные условия, которые могут повлиять на время в пути (снег, туман, ледяной дождь и т.п.), сезонность (преддверии праздников; летом машин меньше, но в пятницу многие едут на дачи; с началом учебного года количество машин увеличивается и т.п.), сложности направления (строительство эстакад, ремонт дорог и т.п.);
Ø Исключение внеплановых поездок, приучать сотрудников к «плановой экономике».

В процессе изучения ситуации с транспортом компании, будет не лишним провести анализ работы курьерской службы (если она есть) и анализ загруженности курьеров. Здесь также может быть нерациональное использование ресурса. Например, часть корреспонденции может вполне отправляться почтой. В любом случае, необходимо понять, возможно ли часть работы снять с водителей и переложить на курьеров. Также частая ситуация, когда водитель возит какие-то бумаги, потому что так «давно делается», а эту работу может выполнять курьер. Помимо указанных выше мер, на постоянную основу желательно перевести анализ и контроль путевых листов. Сама процедура и периодичность проверок может быть определена с учётом имеющихся человеческих и временных ресурсов. Если в компании имеется диспетчерская служба нужно ввести учет путевых листов, при этом их выдача должна осуществляться под роспись. Также в постоянном режиме должна осуществляться сверка пробегов и расхода топлива. Необходимо установить жесткий контроль расходов. И здесь особое внимание нужно уделить ТО и ремонтам, а также процедуре замены автомобильных шин. Использование и обслуживание транспорта компании должно в принципе жёстко контролироваться.

Все изложенные меры не влекут за забой каких-либо дополнительных расходов. Но, есть мнение, что расходы невозможно снизить, не потратив на это ни копейки. И данное утверждение вполне можно считать обоснованным с одной оговоркой: расходы невозможно снизить с максимальной эффективностью, не потратив на это ни копейки. И эту максимальную эффективность реально могут дать системы мониторинга транспорта. Эти системы также могут называться навигационные системы, спутниковые системы, для многих понятно и такое определение - системы ГЛОНАСС/ GPS .

Чтобы установить такую систему необходимо разово «вложить» в среднем от 9000 до 12000 рублей на каждую единицу техники, ежемесячные расходы составят от 200 до 500 рублей за каждый автомобиль. В указанных цифрах не учитываются почтовые услуги при пересылке оборудования в региональные подразделения, которая, как правило, осуществляется за счёт Заказчика.
По оценкам многих специалистов данные системы позволяют снизить расходы на транспорт, в среднем, на 20-30 %, а их установка окупается максимум за год.

Средний показатель окупаемости составляет не более 6 месяцев. При этом система мониторинга транспорта позволяет выявить и пресечь нецелевое использование служебного автотранспорта посредством следующих показателей:

Ø Контроль местонахождения;
Ø Оценка в режиме реального времени использования транспорта;
Ø Максимально полные данные для проведения анализа - функция сохранения истории перемещений за период;
Ø Контроль скоростного режима;
Ø Точные данные простоя (включен двигатель, не включён).

Использование системы даст реальные и ощутимые результаты. В первую очередь придёт понимание реальных потребностей в транспорте и эффективности его использования. За счёт постоянного контроля начинает заметно снижаться пробег, и как следствие сокращение расходов топлива. И еще один немаловажный плюс -повышение дисциплины водителей.

Однако, нужно быть готовым к противодействиям последних при введении системы мониторинга транспорта. Не редки случаи, когда водители предпринимают попытки вывести приборы из строя. Так как это возможные материальные потери важно провести разъяснительную работу среди персонала, обозначить возможные последствия и быть готовым к «показательным» взысканиям ущерба в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Поэтому крайне важно при установке данного оборудования на конкретный автомобиль, передать оборудование водителю по Акту приёма-передачи.

При выборе компании, которая будет предоставлять оборудование и услуги по мониторингу транспорта, помимо стандартных тендерных процедур и условий, обязательно нужно провести тестирование оборудования и увидеть продукт (ОТЧЁТ), который будет получен в результате. Далее, определить, насколько данный отчёт информативен и соответствует всем требованиям.

·ПОКУПКА

Желательно исключить «разношёрстность» автомобилей и определить единую марку (модель) для автопарка. Понятно, что это могут быть варианты разных по классу автомобилей, для разъездного транспорта и для персонального. Прежде чем определить подходящую модель автомобиля, необходимо провести сравнительный анализ характеристик рассматриваемых моделей (расход топлива, гарантийный срок, стоимость деталей и ТО, надёжность).

Такой подход позволит заключить корпоративный договор на поставку со значительными скидками. Кроме того, в дальнейшем это позволит сократить и общие расходы на обслуживание.

·ГСМ (топливо, масла, тормозные и охлаждающие жидкости).
Одна из форм ухода от наличных денежных средств - это заключение договора на поставку ГСМ и введение топливных карт. Кроме ухода от наличных денег, топливные карты позволяют установить лимит топлива при заправке на определённый период (день, месяц). Кроме того, возможность получения ежедневных отчетов о транзакциях по всем или любой выбранной карте за любой период с указанием номера карты, даты и времени заправки, количества заправленного топлива, позволяет более жёстко контролировать расход топлива.

При заключении договора на поставку ГСМ расчёты за предоставленный услуги и товар производится единым платежом. В Москве и Московской области возможно заключение договора с прямым поставщиком топлива. Договор на поставку ГСМ при развитой региональной сети можно заключить с одним контрагентом, но который имеет договора с несколькими операторами. Такой договор позволяет не только иметь расчёты с одним контрагентом за все услуги и товары, но и выбрать подходящего оператора заправки в зависимости от его покрытия в том или ином регионе.
До 20% потерь ГСМ кроются в самом принципе системы их списания и контроля. Поэтому важно поддерживать актуальность действующих норм расхода и списания топлив. В данном процессе очень важно плотно взаимодействовать с бухгалтерией и все нормы и процедуры согласовывать с данным подразделением до введения их в действие.
Списание топлива необходимо проводить только с учетом детальной сверки путевых листов с заправочными ведомостями.

Дополнительным инструментом учёта расхода топлива могут стать датчики контроля расхода топлива, но на сегодняшний день нет однозначного мнения - устанавливать датчики или нет. В первую очередь это связано с имеющимися погрешностями у всех моделей и типов датчиков. Кроме того, некоторые типы датчиков не устанавливаются на гарантийные автомобили, так как их конструкция предполагает установку с непосредственным вмешательством в электронные системы и влечёт за собой снятие с гарантии транспортного средства. Справедливости ради, нужно сказать, что основным клиентом данных систем сегодня является грузовой транспорт.

· ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ, ТЕКУЩИЕ И КАПИТАЛЬНЫЕ РЕМОНТЫ.
Данная статья расходов может составлять до 20-30% бюджета на автотранспорт. При отсутствии должного контроля и системы отчетности, потери по этой статье могут составлять до 50%. Основное, что необходимо сделать в данном направлении - это взять все процессы под полный и тотальный контроль.
Необходимо выбрать станцию технического обслуживания (СТО) и заключить с ней договор. Имеет смысл заключить договор не с одной, а двумя-тремя станциями, это позволит выбирать оптимальные варианты при ремонтах, а также избежать возможных непредвиденных затруднениях, если необходимо оперативное обслуживание.
Важно вести учёт плановых ТО и строго контролировать их проведение. Строго контроля требуют и другие ремонтные работы, поэтому необходимо исключить ремонт без предварительного согласования. На стадии согласования должен проводиться детальный анализ каждой поломки и предлагаемого ремонта, стоимости деталей. В некоторых случая стоит рассмотреть вопрос самостоятельного приобретения деталей для замены. Для объективности оценки имеет смысл подтверждение поломок (повреждений) различными средствами фиксации изображения (фото, видео).

·СТРАХОВАНИЕ АВТОТРАНСПОРТА
Для страхования автотранспорта компании наиболее правильным является заключение единого договора страхования. Причём, чем больше парк, тем выше эффект. Если в компании много региональных филиалов, подбирать страховую компанию необходимо с аналогичным территориальным покрытием. Прежде чем заключать договор страхования важно проверять надёжность страховой компании, в первую очередь - по отзывам клиентов.
Как один из способов снижения расходов на страхование, можно рассмотреть вопрос применения условной и безусловной франшизы, наличие которых значительно снижает страховые премии. Однако, здесь нужно оценить все возможные последствия.

При условной франшизе:
— если размер ущерба не превышает установленный договором размер франшизы, то страховое возмещение не выплачивается;
— если размер ущерба превышает установленный договором размер франшизы, то страховое возмещение выплачивается в полном объёме;
При безусловной франшизе:
— во всех случаях из размера страхового возмещения вычитается установленный договором размер франшизы
Некоторые компании, в случае виновности своих водителей в ДТП возмещают франшизу или сумму повышающего коэффициента за счёт самих же водителей.

· ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАСХОДНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ И УСЛУГАМИ.

Здесь важно выбрать наиболее подходящего поставщика по каждому направлению и заключить договоры (поставка расходных материалов, мойка, хранение шин и т.п.).
Важно вести учёт расхода материалов, контролировать сроки их эксплуатации. Очень часто именно на мелочах, которые мало контролируются, идут регулярные потери. Если есть возможность, выдачу новых расходных материалов осуществлять только после предоставления старых, вышедших из строя. Здесь важно учитывать возможность предоставления старых расходных материалов и целесообразность данного действия.
Необходимость вести учёт касается, в том числе, и автомобильных шин. Для этого оформляется карточка учета работы автомобильной шины. Помимо этого необходимо заключить договор(ы) на оказание услуг шиномонтажа, хранение и утилизацию автомобильных шин. Если хранение шин компания организует самостоятельно, крайне важно соблюдение правил и условий хранения, а также норм пожарной безопасности. Утилизация должна в обязательном порядке производиться организациями, имеющими на это право. Необходимо понимать, что просто выкинуть шину в мусорный бак нельзя. Возможные штрафы могут значительно превысить экономию. Кроме того, для списания вышедшей из эксплуатации шины необходимы соответствующие документы, подтверждающие её утилизацию.
Что касается мойки автомобилей, можно заключить договор или рассмотреть возможность мойки автомобиля по топливным картам. Даная услуга также оказывается компаниями-операторами, поставляющими топливо.

·МЕДОСМОТРЫ И ПОДГОТОВКА ТС ДЛЯ ВЫХОДА НА ЛИНИЮ.
Чьими силами будет проводиться предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры определяется в первую очередь экономическими основаниями. В зависимости от размера автопарка и его географического размещения заключаются договоры с медицинскими учреждениями или в штат вводится медицинский работник.

Для организации процесса выпуска на линию автотранспорта, сотрудник, обеспечивающий данный процесс, обязан пройти обучение по программе «Безопасность дорожного движения», с последующим получением удостоверения установленного образца (срок действия 5 лет). В данном случае речь не идет об оптимизации расходов, но соблюдение данных норм позволит компании избежать возможных штрафов и предписаний.

·ПАРКОВКА
При организации парковки для корпоративного транспорта также необходимо заключать договор, даже если это частная парковка. Также важно определить, где паркуются машины в нерабочее время, на парковке рядом с офисом или по месту проживания водителей. В последнем случае, также необходимо провести анализ, это реальная потребность или «исторически сложилось», но по факту принципиальной необходимости кроме комфорта самого водителя в этом нет. Нужно всегда помнить, что водитель такой же сотрудник, как и все остальные и его рабочий день начинается также как и у остальных. Другой вопрос, если наличие парковки рядом с домом действительно обусловлено производственной необходимостью.
Для обеспечения автомобиля стоянкой в зонах платной парковки необходимо приобрести парковочные карты, оплата которых также происходит по безналичному расчёту. Кроме того, парковочные карты могут быть использованы как дополнительный источник информации и местонахождении автомобиля. Это может помочь в случаях, если компания не использует системы мониторинга транспорта.

·ДТП, штрафы за нарушение ПДД
В случаях, если водители нарушают правила дорожного движения, штрафы выставляются на владельца транспортного средства, а именно на компанию. Получается, что компания несёт издержки за недобросовестное исполнение водителем своих обязательств. Поэтому вполне логично, если водитель возместит компании выплаченные по его вине денежные средства. Алгоритм возмещения штрафов за нарушения ПДД необходимо совместно определить с бухгалтерией и отделом по работе с персоналом.

И конечно, в целях профилактики нарушений ПДД и исключения аварийности на дорогах, важно проводить постоянную работу по формированию культуры вождения у водителей. Одним из эффективных инструментов по дисциплинированию водителей может стать создание обратной связи - размещение на автомобиле объявления: «Если вам не нравится, как водит наш сотрудник, позвоните по телефону: ***».
Все предложенные меры направлены на сокращение нецелевых расходов и уход от мошеннических схем. Оценить реальный эффект можно только если в компании действительно снизились затраты, но не гарантирует исключение откатной схемы на 100 %, поэтому данное направление требует постоянного внимания и контроля. На пути оптимизации расходов не бывает мелочей. Смиритесь с тем, что вас будут называть занудой и параноиком.

Знайте, даже если Вы считаете, что работа в Вашей компании оптимизирована на 100%, значит Вы давно не занимались анализом ее расходов.

Заданная тема не рассматривает вариант аутсорсинга.

С развитием каналов сбыта, новых направлений деятельности, расширением производства некоторые предприятия приходят к необходимости построения эффективной транспортно-логистической цепи. Одна из задач при этом — эффективно организовать выполнение транспортных функций и оптимально использовать транспортные средства.

Какие возможны подходы и варианты?

Большинство российских предприятий организуют использование различных транспортных средств либо собственными силами, либо по аутсорсингу, либо берут в аренду. Основные модели обеспечения транспортными ресурсами приведены в табл. 1.

Для крупномерного транспорта чаще всего используют аутсорсинг. Такое решение, как правило, экономически целесообразно и предполагает передачу ответственности компании-подрядчику. А легковой транспорт большинство компаний использует традиционно, самостоятельно управляя транспортной функцией. Приобретая крупные парки легковых автомобилей (от 500 единиц) и набирая в штат водителей, руководители компаний отказываются от аутсорсинга по следующим причинам:

считают аутсорсинг дорогим;
отсутствие нормальных поставщиков услуг аутсорсинга по управлению парком;
устраивает сложившееся положение дел;
политика компании — все реализовывать самостоятельно;
привычка работать традиционно.

А как на самом деле? Опыт показывает, приобретение автомобильного транспорта в собственность компании увеличивает затратную составляющую, транспорт часто используется с недостаточной загрузкой, что влияет на экономическую эффективность предприятия в целом. Чтобы в этом убедиться, необходимо:

определить цели формирования парка;
проанализировать и оценить реальные затраты на его организацию и эксплуатацию;
определить альтернативные варианты использования ресурсов;
выбрать оптимальную модель.

Все затраты на выполнение транспортных функций складываются из трудозатрат.

Оцениваем затраты

Рассмотрим затраты на выполнение транспортных функций на примере средней торгово-производственной компании, для которой использование транспорта не является источником дохода.

Суммарный парк компании — 500 единиц, приобретаемых в собственность. Автомобили эксплуатируются в компании четыре года. Ежегодный пробег составляет 30 000 километров. Основная часть автомобилей передана сотрудникам (company car), 20 автомобилей закреплены за топ-менеджерами компании и управляются водителями. Для всех автомобилей компания финансирует затраты на топливо, ремонт, автошины, страхование и техническое обслуживание. Кроме того, для автомобилей топ-менеджеров компенсируются парковочные расходы и мойка. Водители работают в пределах законодательной нормы выработки. Весь учет ведется в соответствии с требованиями законодательства (оформляются путевые листы, осуществляется ежедневный выпуск на линию водителей с предрейсовыми осмотрами).

Выполняемые сотрудниками различных департаментов, задачи и функции, а также деятельность транспортного подразделения связаны с определенными трудозатратами и затратами, представленными в табл. 2 и 3.

Из табл. 2 следует, что основные трудозатраты связаны с обслуживанием парка (39% всего времени) водителями и безопасностью (56%). И основные затраты несет бухгалтерия. При передаче же транспортной функции на аутсорсинг происходит резкое сокращение количества обрабатываемых документов, что позволяет сократить расходы на бухгалтерию в десятки раз и оптимизировать ее деятельность.

Для оценки ФОТ использованы среднерыночные показатели (по данным HH.RU). Затраты на приобретение парка оценивались как разница между стоимостью покупки и продажи, с учетом банковского процента на финансирование покупки. Страхование включает в себя риски ОСАГО, гражданская ответственность, каско и страхование пассажирских мест. В статье «Ремонт и обслуживание» учтены все расходы на плановые и неплановые ремонты, шиномонтаж, а также затраты, связанные с регистрационными действиями, мойкой и уборкой автотранспорта.

Приведенные затраты заставляют задуматься над альтернативными вариантами выполнения транспортной функции.

Возможны варианты

Большинство компаний много внимания уделяет решению административных вопросов, практически не занимаясь анализом использования парка. При выборе аутсорсинга в первую очередь необходимо определиться с целями использования парка — назначение автомобилей/экипажей и выполняемые ими задачи. Кроме того, проанализировать эффективность его использования — КПД, % загрузки (количество отработанного времени водителями, количество дней использования автомобилей в общем количестве часов/дней), стоимость фактической эксплуатации (например, затраты на 1 час использования автомобиля).

Первый шаг на пути такого исследования — проведение аудита коэффициента загрузки парка и водительского состава: проанализировать маршруты, количество реально отработанных часов водителями, пробеги и время простоя автомобилей. На основании полученной информации принимается решение об оптимизации отдельных участков, например:

замена водителей на услуги такси;
отказ от корпоративных автомобилей и замена их дополнительной денежной компенсацией сотрудникам;
передача парка на полный аутсорсинг.

Альтернативный вариант самостоятельной организации деятельности подразделений компании — передача на аутсорсинг некоторых функций, например:

бухгалтерских услуг, что позволяет достигнуть существенной экономии — оптимизировать работу с документами и высвободить время бухгалтеров, или сократить их штат (табл. 2);
закупки автомобилей, что сокращает затраты на приобретение, за счет экономии на скидках.

Аутсорсинговая компания агрегирует большее количество услуг в отношении парка, чем любая иная компания — приобретение автомобилей, их ремонт и обслуживание, страхование, шиномонтаж, поставка расходных материалов. При формировании стоимости услуг для клиента она учитывает полученные у поставщиков при покупке автомобилей скидки, позволяющие клиенту экономией от передачи на аутсорсирнг покрыть затраты на услуги аутсорсингового партнера.

Меняем технологию использования парка

Рассмотрим возможные варианты перехода транспортных функций к альтернативным технологиям их организации (табл. 4).

Приведем пример перехода к альтернативным технологиям организации транспортных функций на примере крупной западной компании. Особенность таких компаний в России — большое количество экспатов.

Перед административным менеджером организации была поставлена задача сокращения транспортных расходов. Процесс оптимизации начали с работы экипажей, обслуживавших компанию. Перед началом проекта (2008—2009 гг.) в компании работало 17 водителей. Четверо из них — персональные водители топ-менеджеров, остальные 13 водителей были закреплены за различными департаментами. Управление деятельностью водителей осуществляли менеджеры и сотрудники департаментов.

Администратор разделил задачу оптимизации работы водителей на две части: водителей, закрепленных за департаментами, и персональных водителей.

Как оптимизировали работу водителей департаментов

Приняли решение централизовать управление офисными водителями, передав функции их координации от департаментов одному выделенному сотруднику. Централизация позволила вести точный учет поездок и простоев, распределять поездки между водителями. Появились показатели загрузки водительского состава. Анализ загрузки водителей показал неутешительные результаты: КПД оказался от 5 до 35%. Иными словами, более 2/3 рабочего времени 13 водителей сидели без дела. Дополнительно проанализировали все статьи затрат по участку: автомобили и их обслуживание, расходные материалы, администрирование.

Затем стали обдумывать альтернативные варианты (табл. 5).

Первое решение — замена собственного транспорта на аутсорсинг автомобилей с водителем на постоянной основе с сохранением прежнего режима обслуживания.

Второе решение — использование курьерской службы для доставки документов и услуг такси для поездок сотрудников.

Согласно расчетам, максимальная экономия достигается за счет отказа от водителей и переход к курьерскому и такси-обслуживанию. Этот вариант и выбрали.

Как оптимизировали работу персональных водителей

При оценке работы персональных водителей учли такие факторы, как высокая потребность экспатов в обслуживании водителями, высокие риски в связи с переработкой водителей, сложно прогнозируемый рабочий график экспатов (командировки, приезды гостей, личные поездки). Рассмотрели варианты полного транспортного аутсорсинга, перехода к такси и передачи на аутсорсинг только водительского состава с сохранением участка автомобилей и их обслуживания компанией. Для принятия решения оценили каждый вариант по трем критериям (табл. 6). Оптимальным оказался вариант передачи водительского состава на аутсорсинг транспортной компании, обеспечивающей работу основного водительского состава и подменных водителей для покрытия переработок.

Результаты

В результате первого этапа оптимизации:

снизили затраты в обслуживании офисными водителями на 86%;
снизили затраты в обслуживании персональными водителями на 17%;
уменьшили риски в переработках персональных водителей;
достигли высокой гибкости в обслуживании персональными водителями.

Кроме того, существенно снизили нагрузку на вовлеченных сотрудников. В настоящее время компания решает задачу оптимизации корпоративного парка, выделяемого персоналу для личного использования в Москве и регионах.

Изменив технологию использования парка, можно весьма существенно сократить затраты компании. Не меняя технологию обслуживания конечных пользователей за счет снижения косвенных затрат (в основном, ФОТ персонала вовлекаемых подразделений), затраты на транспорт можно сократить почти на 30%. А пересмотрев технологию обслуживания — до 86%, например, за счет отказа от собственных ресурсов.

Модели обеспечения транспортными ресурсами (по типам ТС и способам приобретения) (таблица 1)

Вид ТС	Цель использования	Собственными силами	Аутсорсинг	Персонал
Строительная / производственная техника	Производство	Финансовый лизинг	Аренда ТС	В штате предприятия
Грузовой транспорт	Доставка товаров		Использование услуг перевозки грузов
Легковой транспорт	Company car (элемент компенсационного пакета)	Aинансовый лизинг /
Легковой транспорт	Курьерская работа	Финансовый лизинг / приобретение в собственность		В штате предприятия
Легковой транспорт	Поездки руководителя / топменеджера	Финансовый лизинг / приобретение в собственность		В штате предприятия
Легковой транспорт	Поездки сотрудников компании	финансовый лизинг / приобретение в собственность		В штате предприятия

Трудозатраты подразделений компании на реализацию функций транспортного обеспечения, в часах в год (таблица 2)

Функции	Транспорт	Администрация	Финансы	Бухгалтерия	Персонал	Прочее	Итого
Планирование
Формирование парка
Обслуживание парка
Водители и безопасность
Прочая деятельность

* Административный персонал.

** Плюс выработка водительского состава при нормальном учете рабочего времени и отсутствии переработок.

Затраты транспортного подразделения (таблица 3)

Статьи затрат	Ставка за ед .	Количество	Затраты (тыс . руб .)	Затраты , %
ФОТ (гросс + налоги) — административный персонал
ФОТ (гросс + налоги) — водительский состав
Приобретение парка
Страхование парка
Ремонт и обслуживание


Итого на транспорт

Модели перехода транспортных функций на аутсорсинг (таблица 4)

Переход от	Переход от _ к _	Когда может быть эффективно?	Преимущества	Недостатки
Приобретения автомобилей в собственность	Финансовому лизингу	Высокая стоимость приобретения ТС	Экономия за счет налогов Уменьшение размера единовременно отвлекаемых из производства средств	Необходимость самостоятельно организовывать ремонт, обслуживание, страхование ТС
	Операционному лизингу	Высокие затраты на организацию обслуживания ТС	Экономия за счет налогов, косвенных затрат на организацию обслуживания Отсутствие авансового платежа Упрощение документооборота	Может быть неэффективен для компаний с иностранным капиталом
	Отказу от собственного парка	Низкий КПД (ТС простаивают большую часть времени)	Существенное сокращение затрат - как прямых, так и косвенных	Сопротивление изменениям со стороны персонала компании
Собственного водительского состава	Выводу персонала за штат в кадровом агентстве		Экономия косвенных затрат на кадровое администрирование и расчет заработной платы	У компании сохраняются риски нарушения законодательства в части ОЗОТОС и БДД
	Выводу персонала за штат в аутсорсинговой транспортной компании	Высокие затраты на администрирование персонала, сложность найма	Экономия затрат на администрирование Возможность получения дополнительных услуг (топливо, ремонт, обслуживание ТС)	Блок администрирования ТС остается у компании
	Отказу от водительского состава/сокращению водительского состава	Низкий КПД (водители сидят	Существенное сокращение затрат - как прямых, так и косвенных	Сопротивление изменениям со стороны персонала компании
Автомобилей в собственности с водителями в штате	Аренде ТС с экипажем (полному транспортному аутсорсингу)	Водители и автомобили закреплены за топменеджерами и работают в режиме «персональный водитель» Высокие риски в части ОЗОТОС и БДД Высокие косвенные затраты на администрирование	Существенное сокращение косвенных затрат Передача рисков и ответственности провайдеру Упрощение документооборота	Существенных недостатков нет
Автомобилей в собственности с водителями в штате	Услугам компанийтакси	Низкий КПД (водители сидят без дела большую часть времени)	Существенное сокращение прямых и косвенных затрат Передача рисков и ответственности провайдеру Упрощение документооборота	Сопротивление изменениям со стороны персонала компании

Сравнительный анализ решений (таблица 5)

Обоснование выбора модели обслуживания топ-менеджеров (таблица 6)

Оптимизация транспортных расходов клиентов без потери качества оказываемых транспортно-логистических услуг является одной из наиболее важных задач компании «УНОтранс Логистика». На решение данной задачи направлены анализ заявки заказчика, варианты сокращения транспортных расходов, разработка транспортно-логистической схемы.

С помощью оптимизации транспортной логистики можно значительно уменьшить расходы на доставку грузов и сократить время обслуживания клиентов. Рассмотрим основные способы оптимизации расходов при транспортной логистике.

1. Отправка груза различными видами транспорта

Во многом величина транспортных расходов зависит от вида используемого транспорта: автомобильного, железнодорожного, морского или воздушного. Выбор вида транспорта зависит от целей клиента и особенностей логистического процесса.

Автомобильный транспорт, который пользуется наибольшей популярностью, больше всего подходит для перевозки небольших партий грузов. Он обладает высокой скоростью и гибкостью доставки грузов.

Железнодорожный транспорт позволяет осуществлять недорогую перевозку крупных партий грузов на дальние расстояния.

Морской транспорт предназначен для перевозки очень больших партий грузов. Данный вид транспорта подойдет тем, кому важнее невысокие транспортные тарифы, нежели время доставки груза. Главные недостатки морского транспорта – это достаточно большие сроки доставки.

Воздушный транспорт используется реже всего. Его, пожалуй, единственным, но очень важным, преимуществом является скорость доставки груза. Главный недостаток – дороговизна.

Также можно снизить транспортные расходы путем комбинирования нескольких видов транспорта (мультимодальные грузоперевозки).

2. Оптимизация маршрута

Важная статья экономии транспортных расходов – это оптимизация маршрутов грузоперевозок. В процессе оптимизации необходимо учитывать такие критерии, как протяженность маршрута, время в пути, возможные дополнительные расходы. Нужно стараться минимизировать количество порожних пробегов и при необходимости разрабатывать новые маршруты.

3. Унификация документооборота

Также оптимизировать расходы можно при помощи унификации документооборота, что позволит значительно сократить объем документооборота. Благодаря унификации из документооборота убираются лишние звенья, которые являются устаревшими. Одна единая форма приходит на смену нескольким однотипным формам, заполняемым ранее, и фактически дублирующим друг друга.