Понятие стиль в word. Изменение стиля в набор экспресс-стилей. Присоединение шаблона к документу

Параметры форматирования символов и абзацев Word позволяют изменять вид создаваемых документов в широких пределах, однако число возможных вариантов форматирования столь велико, что установка всех этих параметров вручную может занимать значительное время. Для решения этой задачи служат СТИЛИ.

Стили представляют собой наборы команд форматирования. При создании стиля пользователь указывает значения отдельных параметров форматирования, которые должны быть включены в создаваемый стиль, для последующего применения всех этих параметров совместно посредством выбора имени этого стиля. Стили определяют форматирование символов, текстовых фрагментов, абзацев, строк таблиц или уровней структуры документа. Существует два различных типа стилей:

• Стиль символа - содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы
• Стиль абзаца - содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции

Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев.

В каждом шаблоне документа имеется заранее созданный набор стилей, или библиотека стилей, но можно самостоятельно создавать новые и изменять имеющиеся в шаблонах стили. Кроме того, стили могут сохраняться непосредственно в документах.

Для применения стиля из списка экспресс-стилей необходимо:

• выделить фрагмент текста;
• на панели "Стили" (лента "Главная") нажать справа нижнюю кнопку в строке с графическим представлением стилей (можно нажать кнопку в самой строке "Стили");
• в появившейся галерее надо выбрать нужный стиль, при этом выделенный фрагмент будет приобретать форматирование того стиля, на который мы будем указывать курсором мыши

При необходимости переименования стиля, необходимо щелкнуть на соответствующей ему кнопке правок кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню пункт "Переименовать".

Сбросить все параметры форматирования выделенного фрагмента можно, нажав кнопку "Очистить стиль" в галерее стилей.

Общий список стилей Word 2007

В экспресс-галерее отображаются лишь наиболее часто используемые стили. Если возникает необходимость применить стиль, которого нет в галерее, необходимо открыть галерею стилей и нажать кнопку "Применить стили". В появившемся окне надо выбрать нужный стиль или указать его имя в поле "Имя стиля". Для этой цели можно использовать сочетание клавиш Ctrl+Shift+S.

Буквой "а" обозначены стили текста, ¶- стиль абзаца, соответственно где есть оба значка - это стили и текста, и абзаца.

Для настройки списка отображаемых стилей предназначена ссылка "Параметры" (окно группы "Стили"). При щелчке на ней кнопкой мыши открывается окно "Параметры области стилей".

Создание и изменение стиля

Создавать и изменять стили можно двумя способами:

1. Определением (переопределением) стиля

• Придайте фрагменту текста необходимый вид
• Откройте экспресс-галерею стилей и щелкните кнопкой мыши "Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль" (при изменении стиля - "Обновить стиль в соответствии с выделенным фрагментом)
• В появившемся окне введите имя нового стиля и нажмите ОК

Созданием (изменением) его параметров

• Откройте окно "Стили"
• Нажмите кнопку "Создать стиль" (две буквы А)
• В появившемся окне "Создание стиля" настройте все необходимые параметры форматирования (при изменении стиля, соответственно "Изменение стиля")

Для облегчения работы со стилями в Ворде существует специальный механизм - инспектор стилей, который позволяет отслеживать используемые в документе стили абзаца и текста. Для вызова инспектора стилей служит кнопка с изображением буквы "А" и увеличительного стекла (см. левый верхний рисунок).

Для более тонких настроек стилей служит кнопка "Управление стилями" (самая правая кнопка на верхнем рисунке с изображением буквы "А" и карандаша).

Следует сказать, что подавляющее большинство пользователей Word такими тонкими настройками стилей практически не пользуются.

Для лучшего понимания и запоминания теоретического материала попробуйте самостоятельно создать/изменить/удалить свой стиль, а также отформатировать документ с помощью экспресс-стилей.

На следующем занятии рассмотрим применение списков - очень удобного средства форматирования. Из своей практики знаю, что многие не умеют ими пользоваться.

msoffice-prowork

Что такое стиль? Преимущества использования стилей. Почему использование стилей сокращает время работы? Как устроены стили? Какие стили чаще всего понадобятся при обычной работе.

Стиль - это набор форматов, который накладывается на фрагмент текста. Грубо говоря при форматировании текста можно либо вручную исправить такие его параметры как: шрифт, размер, начертание, абзацные отступы либо же создать стиль и применить данные параметры. И, если Вам необходимо будет несколько раз использовать такое форматирование, то второй раз уже нужно будет всего лишь применить заготовленный набор форматов к выделенному тексту одним кликом мышки.

Говоря о недостатках и преимуществах подхода в форматировании текста с использованием стилей и "ручного форматирования" текста, когда выбираются параметры шрифта, его размера, начертания, абзацные отступы и т.д. из доступной палитры настроек, то это тот редкий случай, несущий пользователю только преимущества при подходе основанном на использовании стилей. И, если, в ответ Вы скажите, что настройка параметров стиля более неудобна, нежели редактирование теста в ручном режиме, то ответом будет: "нет проблем, отредактируйте все тем способом, который Вам больше нравится, потом просто создайте стиль либо используйте встроенный и используйте возможность "обновления стиля в соответствии с выделенным фрагментом". Работы увеличилось ровно на 2 клика, понесенные дополнительные затраты времени - 1 секунда.

Но что же принесет обычному пользователю использование стилей в его работе?

Во-первых, сокращение времени, которое очень зависит от размера редактируемого текста. И, если, текст, который делается один раз и одним автором с чистого листа, а потом отправляется в "небытие" и благополучно забывается, в редактировании достаточно прост, то работа над длительными и много редактируемыми проектами вызовет у Вас немало хлопот. К таким текстам можно отнести рефераты, дипломы, диссертации, статьи, книги, различная техническая документация, в общем, все, где есть текст, рисунки таблицы и что занимает больше одной страницы.

Во-вторых - это привлекательность самого текста и не только внешняя, но и внутренняя. Приходилось ли Вам автоматически создавать оглавление над текстом, который, на первый взгляд, достаточно добротно создан и имеет четкую логическую структуру? Очень редко можно встретить текст, внешняя красота которого имеет такое же отражение в его структуре. Как правило, за такой внешней красотой скрывается полное отсутствие понимания основ применения стилей в тексте. Жирные абзацы, отформатированные уровнем заголовков, ручная нумерация списков, использование пробелов для выравнивания, а клавиши "Enter" для разделения глав (когда каждая глава должна начинаться с новой страницы) - это лишь вершина айсберга непонимания основных принципов использования стилей. Имея правильную внутреннюю структуру документа меньше времени тратится не только на дальнейшее редактирование, но и работу с ним в электронной форме. Быстрый переход по главам и нужным разделам документа позволит сократить время и нервы в поиске необходимой информации.

Справедливости ради, следует заметить, что создать правильную структуру можно и для "неправильного" документа, однако, зачем тратить время на то, что можно получить бесплатно, оформляя документ изначально правильно?

И в-третьих - это, в определенной степени, удовольствие, которое можно получить при работе с текстом. Банальная и монотонная работа начинает доставлять удовольствие, а раздражение от непонимания того, почему при редактировании одной части текста начинает изменяться другая, просто пропадает.

Плавно переходя от актуальности использования стилей к правилам их использования, следует выделить такие:

1. Каждое новое форматирование должно использовать свой стиль. Хотите изменить всего лишь начертание текста - создайте новый стиль и измените его начертание.

2. Не стоит допускать дублирование стилей. Два одинаковых стиля с разными названиями прозрачности оформлению текста не добавят.

3. Названия стилей должны быть осмысленными. Это простое правило позволит экономить время в применении определенного стиля.

4. Стилей с одинаковыми именами быть не может, возможно, именно поэтому не получится создать новый стиль, если есть встроенный стиль с таким именем.

5. В текстовом процессоре по умолчанию встроено огромное количество стилей с достаточно осмысленными названиями, никто не запрещает настроить их под себя и использовать в работе.

6. Стили устроены иерархически, это нужно учитывать при создании новых стилей и изменении уже существующих.

А сколько стилей понадобиться для работы? Все зависит от сложности текста, если говорить о стандартном научном тексте, в котором применяется минимум выделения текста, есть рисунки, таблицы, формулы, заголовки, то число будет находиться в районе 20.

Не стоит думать, что, если не пользоваться стилями, а оформлять текст в "ручном" режиме форматирования, то и стилей не будет. В текстовом процессоре MS Word невозможно написать текст, который не будет относиться какому-либо стилю, если пользователь применяет форматирование, не создавая явным образом стиль, то текстовый процессор самостоятельно создаст стиль, просто в этом случае его название не будет иметь какую-то смысловую нагрузку и управление текстом будет усложнено.

Прежде чем создать первый стиль и применить его для редактирования текста необходимо понять внутреннее устройство стилей, тогда не будет возникать ситуации с автоматическим изменением настроек определенных стилей, которые не подвергались редактированию пользователю в явном виде.

Припоминая вышеназванные правила использования и создания стилей, а именно то правило, в котором говорилось об иерархическом устройстве стилей.

Итак, стили устроены иерархически, что же это значит? Смотрим на рисунок рис. 1.1.

Хотя на рисунке Рис. 1.1 в верхнем уровне иерархии отображен лишь один стиль, на самом деле их может быть множество, т. е. указанную картинку можно скопировать m-е количество раз по горизонтали.

Иногда, на ранних этапах изучения устройства стилей, будет полезно создавать несвязанные стили, тогда все они будут находиться на верхнем уровне иерархии. Однако, все же рекомендуется создать (либо использовать готовый) какой-то основной стиль и на основе его создавать остальные стили, при этом не использовать стиль, который находится на верхнем уровне иерархии . Например, по умолчанию в MS Word стили абзацев текста созданы на основе стиля "Обычный". В свете вышеуказанных рекомендаций его можно использовать в качестве основы для новых стилей (предварительно изменив все необходимые параметры), при этом, сам же стиль "Обычный" нигде в работе не использовать.

Итак, определившись с тем, что собой представляет стиль, разобравшись в правилах и особенностях построения стиля, самое время перейти к практической составляющей построения стиля, а именно - создать свой стиль.

Для работы со стилями в MS Word используется вкладка "Главная", раздел "Стили". Открытие окна стилей осуществляется с помощью значка в правом нижнем углу группы либо сочетанием клавиш "Alt+Ctrl+Shift+S" (рис. 1.2).

Рис. 1.2 - Открытие окна стилей

Создаются стили с помощью соответствующей управляющей кнопки в окне стилей (рис. 1.3).

Рис. 1.3 - Окно стилей

Изначально в текстовом процессоре MS Word есть определенный перечень предустановленных стилей, которые сохранены в шаблоне Normal.dotm, и они используются при открытии программы. Изменяя параметры оформления стилей можно указать, будут ли данные изменения касаться определенного документа, либо во всех документах, которые используют аналогичный шаблон. Таким образом, можно свои изменения в стилях сохранить и для будущих документов (см. рис. 1.4).

Рис. 1.4 - Окно создания стиля

Детально рассмотрим элементы диалогового окна "Создания стиля" (рис. 1.5).

Рис. 1.5 - Параметры настройки окна создания стилей

1. Непосредственно имя создаваемого стиля.

2. Стиль, какого фрагмента текста создается. Это может быть: Стиль абзаца, стиль знака, связанные стиль (абзац + знак), стиль таблицы, стиль списка. В этой лекции предполагается стиль абзаца.

3. Указывается настройки родительского стиля, который стоит на уровень выше в иерархии стилей (см. рис. 1.1). Можно установить независимый стиль, установив переключатель на "нет". Нужно обратить внимание, что если выбрать материнский стиль, то общие параметры материнского стиля с создаваемым будут изменятся, уникальные же - нет. Например, если разница между материнским стилем и создаваемым заключается только в типе шрифта, то изменения этого поля в материнском шрифте никаким образом не повлияют на дочерний стиль, в отличие от, например, выравнивания текста.

4. Установка стиля, на который будет осуществлено переключение при начинании нового абзаца. По умолчанию выбирается создаваемый стиль. Удобно бывает изменить это поле для таких стилей, которых более одного абзаца не бывает (например, заголовки различных уровней).

5. Поле быстрых настроек параметров шрифта. Эти же настройки продублированы в детальных настройках шрифта (поле 10.)

6. Поле быстрых настроек параметров абзаца. Эти же настройки продублированы в детальных настройках абзаца (поле 10).

7. Информационное поле предварительного просмотра форматируемого фрагмента текста.

8. Информационное поле созданных изменений в настройках стиля.

9. Дополнительные настройки сохранения и обновления созданного стиля. Созданный стиль можно не добавлять в набор экспресс стилей, тогда его не будет в окне экспресс стилей вкладки "Главная", группы "Стили". Данный стиль можно настроить таким образом, что дальнейшие изменения пользователя с фрагментом текста, который отформатирован с помощью данного стиля (например, с помощью мышки и линейки установка параметров отступа), автоматически перезаписывались в настройках созданного стиля. Рекомендуется оставить это поле пустым, а если настройки будет нужно перезаписать, использовать функцию обновления стиля в соответствии с выбранным фрагментом. Созданный стиль можно сохранить только в данном документе, либо же перезаписать его в шаблон, который в данный момент используется (по умолчанию normal.dotm).

10. Дополнительные параметры настройки элементов стиля абзаца: шрифт, абзац, табуляция, границы, язык и т.д. (рис. 1.6)

Рис. 1.6 - Параметры форматирования стиля

Ранее упоминалось, что предустановленные MS Word стили построены на основе стиля "Обычный", поэтому можно изменить некоторые параметры (шрифт, размер, абзацные отступы) и в дальнейшем также использовать его как основу для новых стилей.

Настроим стиль "Обычный" следующим образом (см. рис. 1.7).

Рис. 1.7 - Настройка стиля верхнего уровня

Как правило, при создании последующих стилей изменения будут касаться абзаца, выравнивания, междустрочного интервала и изменений придется делать минимум.

Например, вот так выглядят настройки стиля "Для основного текста", который будет использоваться в качестве основного текста (рис. 1.8).

Рис. 1.8 - Настройки стиля "Для основного текста"

Как можно заметить информационному полю в настройках стиля отличия заключаются лишь в абзацном отступе первой строки.

К слову сказать, можно было использовать встроенный стиль "Основной текст" и настроить его соответственно, однако, в данном разрезе важно понимание самой структуры построения стилей, поэтому и был выбран путь создания нового стиля.

Создадим еще несколько простых стилей, которые понадобятся для работы при наборе текста: "Рисунок", "Аннотация", "Текст в таблице", "Текст в таблице 12пт". Это простые стили, которые имеют незначительные изменения от стиля верхнего уровня "Обычный" (рис. 1.9).

Рис. 1.9 - Структура простых стилей

Параметры созданных стилей следующие:

- "Текст в таблице 12пт." - стиль "Обычный" + выравнивание по центру + междустрочный интервал - одинарный + размер шрифта 12 пт.;

- "Аннотация" - стиль "Обычный" + абзац 1,25 + Курсив.

Как можно заметить, первая структура созданных стилей не оптимальна. Создать вышеупомянутые стили можно и с более логичной структурой (рис. 1.10).

Рис. 1.10 - Оптимальная структура простых стилей

Следует заметить, что при создании усложненной структуры стилей следует очень внимательно подходить к выбору стиля верхнего уровня. Так, например, создание стиля "Текст в таблице 12 пт." на основе стиля "Текст в таблице" выглядит логично (различия лишь в размере шрифта и предназначение стилей одинаково), то создание стиля "Аннотация" на основе "Для основного текста" можно лишь оправдать пониманием автора места применения данного стиля. В обще случае стиль "Аннотация" было бы правильно создать на основе стиля "Обычный".

Параметры новой структуры стилей следующие:

- "Для основного текста" - стиль "Обычный" + абзац 1,25;

- "Рисунок" - стиль "Обычный" + выравнивание по центру;

- "Текст в таблице" - стиль "Обычный" + выравнивание по центру + междустрочный интервал - одинарный;

- "Текст в таблице 12пт." - стиль "Текст в таблице" + размер шрифта 12 пт.;

- "Аннотация" - стиль "Для основного текста" + Курсив.

В данном материале были рассмотрены основы работы со стилями в текстовом процессоре MS Word. Стиль - это набор форматов и правил форматирования определенного фрагмента текста. Стили применяются для автоматизации работы с текстами, и они имеют иерархическую структуру.

Чтобы отформатировать абзац или группу знаков определенным, выбранным для данного документа образом, необходимо задать целый ряд параметров. При большом количестве параметров чрезвычайно сложно обеспечить согласованное форматирование однотипных фрагментов документа. Тем более сложно обеспечить согласованное форматирование всех документов одного типа, а это, как правило, является обязательным требованием при оформлении, скажем, деловой документации. Если вы все же добились того, что все документы находятся в идеальном состоянии, может возникнуть потребность изменить оформление некоторых из них, и тогда все придется начинать сначала.

Понятия шаблона и стиля документа

Шаблон документа - это файл с расширением dot, в котором содержатся набор стилей, а также настройки меню, панелей инструментов и сочетаний клавиш, элементы автотекста и макросы. Шаблон может также включать текст, предназначенный для вставки в создаваемые на его основе документы.

Каждый документ Word связан с определенным шаблоном, который выбирается при его создании, используется по умолчанию или присоединяется к нему позднее. По умолчанию новые документы Word основываются на шаблоне Normal.dot (Обычный). Далее мы будем называть его просто Обычный.

Стиль - это именованный набор параметров форматирования, которые можно применить к выбранному фрагменту текста. Очевидно, что перечень параметров, применимых к конкретному фрагменту текста, зависит от его типа, поэтому различают четыре вида стилей:

1. стиль знака - содержит только параметры шрифта;
2. стиль абзаца - содержит полный набор сведений, необходимых для форматирования абзаца, то есть параметры абзаца и параметры шрифта;
3. стиль таблицы - содержит информацию о границах таблицы, цветах текста ее элементов, заливке, выравнивании и шрифтах;
4. стиль списка - содержит сведения о форматировании маркированного или нумерованного списка.

Стили (то есть их имена и определения) хранятся в файлах документов и шаблонов. При создании документа в него копируется набор стилей из того шаблона, на котором он основан. Форматируя документ, можно использовать стили, содержащиеся в нем самом, а также стили из шаблона Normal и встроенные стили Word. Кроме того, можно применять стили из так называемых общих шаблонов. Общие шаблоны не используются в качестве основы для конкретных документов, они загружаются автоматически при запуске программы или вручную после ее запуска, после чего хранящиеся в них стили становятся доступными во всех открываемых в программе документах.

Программа Word дает возможность не только изменять, переименовывать и удалять стили, содержащиеся в документе или шаблоне, но и создавать в нем новые стили. Кроме того, она позволяет копировать стили из одного файла в другой, в том числе из шаблона в шаблон, из шаблона в документ, из документа в шаблон и из документа в документ.

Все сказанное здесь о доступе к стилям и выполняемых над ними операциях относится и к другим элементам, которые могут храниться в шаблонах документов Word.

Создание документа на основе шаблона

Посредством команды Файл -> Создать откройте область задач Создание документа и в области Шаблоны щелкните на ссылке На моем компьютере . Программа отобразит диалоговое окно Шаблоны , показанное на рис. 12.1, где вы сможете выбрать один из имеющихся на компьютере шаблонов.

Вместе с Word устанавливается большой набор шаблонов для создания разнообразных документов личного и делового характера. Поэтому шаблоны на вашем компьютере есть обязательно.

Рис. 12.1. Выбор шаблона для создания нового документа

Когда вы щелкаете на значке шаблона, справа появляется образец документа, который будет создан на его основе. Создайте несколько документов на основе готовых шаблонов, чтобы получить представление о том, как они могут выглядеть.

Если щелкнуть на ссылке Новый документ в области задач Создание или выбрать значок с тем же именем в диалоговом окне Шаблоны , программа создаст новый документ на основе шаблона Normal. То же самое происходит после щелчка на кнопке Создать панели инструментов Стандартная . Вы не должны забывать, что при работе над документом доступны все сочетания клавиш, стили и другие элементы, входящие в состав шаблона Normal, даже если, создавая документ, вы выбрали иной шаблон.

Помимо шаблонов в диалоговом окне Шаблоны представлены так называемые мастера создания документов - мини-программы для создания стандартных документов. Каждая из них вводит серию диалоговых окон, где можно выбрать разные варианты оформления документа и ввести сведения для заполнения его основных полей (таких, как имя адресата письма или реквизиты составителя резюме). Файлы мастеров, имеющие расширение wiz, присоединяются к документам подобно шаблонам, но их содержимое нельзя изменять. Набор стандартных мастеров устанавливается вместе с Word, а кроме того, их могут создавать разработчики программного обеспечения.

Форматирование текста с помощью стилей

Предположим, вы назначили некоторому фрагменту текста стиль;применениеопределенный стиль. Если теперь изменить параметры форматирования данного стиля в документе, внешний вид текста автоматически изменится. То же самое произойдет, если скопировать в документ одноименный стиль с другими параметрами из шаблона данного документа, другого шаблона или документа. При этом программа дает возможность задать для документа установку, которая обеспечивает автоматическое обновление стилей при его открытии - стили заново копируются в документ из его шаблона.

Встроенные стили

В программе Word определен ряд встроенных стилей и сочетаний клавиш для их применения. Эти стили и сочетания клавиш доступны в любом документе Word, если только они не переопределены в самом документе или в его шаблоне. Важнейшие из них приведены в табл. 1. Кроме того, существуют стили для заголовков следующих, более низких, уровней, для различных видов списков, для таблиц с разнообразным оформлением, для основного текста разного формата, для колонтитулов, номеров строк, страниц и т. д. Наконец, существует ряд специализированных стилей . Они применяются автоматически для форматирования таких элементов, как сноски, примечания, представления структуры документа, оглавление и предметный указатель, а также для некоторых других целей и по умолчанию не отображаются в списках стилей, доступных для использования в документе.

Таблица.12.1. Стандартные стили и сочетания клавиш для их применения

Стиль или операция	Область действия	Сочетание клавиш
Основной шрифт абзаца (при его применении форматирование выделенной части абзаца приводится к стилю этого абзаца)		Ctrl+Пробел
Заголовок 1
Заголовок 2
Заголовок 3
Маркированный список
Нет списка		Отсутствует
Обычная таблица		Отсутствует
Повышение уровня заголовка (с изменением его стиля)
Понижение уровня заголовка (с изменением его стиля)		Alt+Shift+®

Применение стиля к тексту

Чтобы отформатировать фрагмент текста с помощью стиля - достаточно выделить его в документе и на панели инструментов Форматирование выбрать из раскрывающегося списка Стиль нужное имя. При этом следите, чтобы типы выделенного фрагмента и стиля совпадали, то есть стиль знака применялся к группе символов, а стиль абзаца - к абзацу.

Поверх любого стиля, независимо от его типа, можно производить непосредственное форматирование текста.

Применяя к одному и тому же фрагменту текста стиль абзаца и стиль знака, вы должны знать, что параметры последнего имеют преимущество. Когда, к примеру, для стиля абзаца Синий задан синий цвет шрифта, а для стиля знака Красный - красный, то если в абзаце, имеющем стиль Синий, к одному слову применить стиль Красный, оно будет окрашено в красный цвет.

Просмотр информации о стилях

Информация о стилях в программе Word представлена в четырех местах.

Информация о стилях присутствует и в области задач Показать форматирование - под заголовками Стиль знака и Стиль абзаца . Если выделенный текст имеет стиль Обычный , его стиль здесь не указывается.

Можно отобразить названия стилей, назначенных каждому абзацу документа. Для этой цели используется расположенная в левой части окна документа полоса стилей (рис. 12.4).

Рис.12.4. Полоса стилей

Чтобы вывести полосу стилей на экран, нужно переключиться в Обычный режим просмотра документа, открыть диалоговое окно Параметры и на вкладке Вид задать для параметра ширина полосы стилей любое значение, отличное от нуля. После этого можно будет расширить полосу стилей, передвинув ее границу с помощью мыши. Для того чтобы скрыть полосу, достаточно перетащить ее границу влево, к самому краю окна.

Пользовательские стили и шаблоны

В случае если структура документов, с которыми вы работаете, достаточно проста и все они однотипны, можно ограничиться переопределением нескольких стандартных стилей, то есть задать собственное оформление заголовков, основного текста и списков с сохранением стандартных названий этих стилей.

Создание шаблона

Для создания шаблона надо сначала создайте новый документ произвольным образом. Затем щелкните на кнопке Сохранить и в диалоговом окне сохранения файла выберите в списке Тип документа установку Шаблон документа (*.dot , введите для шаблона имя, например, Справка.dot и укажите для его сохранения свою рабочую папку.

Существует и другой способ создания нового шаблона. Вызовите команду Файл -> Создать, затем в области задач Создание документа в группе Шаблоны щелкните на ссылке На моем компьютере, укажите в качестве базового шаблон Normal , представленный здесь значком Новый документ (при желании можно выбрать и любой другой шаблон). После этого в группе Создать установите переключатель Шаблон , как это показано на рис. 12.5, щелкните на кнопке OK , а затем сохраните полученный шаблон.

Рис. 12.5. Создание шаблона

Присоединение шаблона к документу

Чтобы присоединить только что созданный шаблон к документу нужно выполнить команду Сервис -> Шаблоны и надстройки , чтобы открыть одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 6. Выбранная в данном окне по умолчанию вкладка Шаблоны предназначена для работы с шаблонами, остальные вкладки - для работы с XML-документами.

Рис. 12.6. Диалоговое окно Шаблоны и надстройки

На вкладке Шаблоны задаются два вида шаблонов: шаблон документа и список общих шаблонов . Последние используются при работе со всеми документами, открываемыми в Word. Для того чтобы включить шаблон в список общих шаблонов программы, следует щелкнуть на кнопке Добавить в области Общие шаблоны и надстройки и указать файл нужного шаблона в открывшемся диалоговом окне Добавление шаблона . После этого вы сможете активизировать шаблон в тех сеансах работы с программой, в которых он вам потребуется, для чего придется снова открыть данное диалоговое окно и установить флажок возле имени шаблона. Если хотите, чтобы заданный вами шаблон, подобно шаблону Normal, активизировался автоматически при запуске программы Word, поместите ярлык его файла в папку C:\Documents and Settings\<имя_пользователя >\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP.

Шаблон, связанный с конкретным документом, задается в поле Шаблон документа . По умолчанию там указан шаблон Normal. Для того чтобы присоединить к документу другой шаблон, щелкните на кнопке Присоединить и выберите его в диалоговом окне Присоединение шаблона . Имя Normal будет заменено полным именем файла шаблона.

Обратите внимание на флажок Автоматически обновлять стили . Он позволяет изменить стиль и затем применить изменения ко всем документам, созданным на основе этого шаблона.

Функция автоматического обновления стилей не только позволяет согласовывать форматирование однотипных документов, но и облегчает совместную работу над документами. Пользователи, работающие над одними и теми же документами на разных компьютерах, смогут увидеть эти документы в привычном и удобном для себя виде, независимо от того, кто их создал.

Изменение стилей в документе и шаблоне

В документе Word можно создавать новые стили, изменять существующие (то есть задавать для них другие параметры форматирования), переименовывать их и удалять. При этом программа позволяет сразу же сохранять изменения в шаблоне документа.

Операции со стилями удобнее всего выполнять в области задач Стили и форматирование, поэтому откройте ее для документа.

Чтобы изменить формат стиля, щелкните правой кнопкой мыши на имени стиля или левой кнопкой мыши по стрелки слева с именем стиля, например, Заголовок 1 и выберите команду Изменить . В открывшемся диалоговом окне Изменение стиля (рис. 12.7) задайте параметры форматирования, которые вы считаете подходящими для названия документа. Настройку наиболее часто используемых параметров можно осуществить непосредственно в этом окне. Остальные параметры задаются в соответствующих диалоговых окнах, которые открываются с помощью команд из раскрывающегося списка Формат внизу окна. Установите флажок Добавить в шаблон , чтобы выполненные изменения не просто влияли на оформление документа, но и записывались в его шаблон.

В диалоговом окне Изменение стиля имеется флажок Обновлять автоматически . Если установить его для определенного стиля, то любое изменение форматирования фрагмента текста, имеющего данный стиль, будет трактоваться программой как изменение стиля.

Рис. 12.7. Изменение стиля

Существует другой, действительно удобный, способ изменения стилей: отформатировать фрагмент текста, а затем, выделив его, щелкнуть правой кнопкой мыши на имени того стиля, которому нужно назначить такое форматирование, и выбрать команду Обновить в соответствии с выделенным фрагментом.

Создание стилей

Для создания стилей используются три способа:

Первый способ:

1. Выделите отформатированный текст, чтобы не был захвачен знак абзаца, щелкните на кнопке Создать стиль в области задач Стили и форматирование . В результате откроется диалоговое окно Создание стиля , точно такое же, как окно Изменение стиля.
2. Введите в поле Имя имя стиля, а в списке Стиль выберите установку Знака .
3. В поле Основан на стиле оставьте установку Основной шрифт абзаца .
4. Установите флажок Добавить в шаблон (после чего окно примет такой вид, как показано рис.8) и щелкните на кнопке OK .

Рис. 12.8. Создание стиля знака

Второй способ:

1. Щелкните на кнопке Создать стиль в области задач Стили и форматирование .
2. В открывшемся диалоговом окне введите для нового стиля имя и в списке Стиль выберите установку Знака .
3. Выберите в поле Основан на стиле установку Обычный .
4. Измените форматирование нового стиля.
5. Установите флажок Добавить в шаблон и щелкните на кнопке OK .

В списке стилей появился еще один стиль. Эти стили помечены символом а , а не знаком абзаца, как остальные стили в списке, поскольку были созданы не стили абзаца, а стили знака.

Третий способ:

1. Отформатируйте один из абзацев в документе произвольным образом.
2. Выделите отформатированный абзац или установите в него курсор, а затем щелкните в поле Форматирование выделенного текста правой кнопкой мыши и выберите команду Изменить стиль .
3. В диалоговом окне Изменение стиля введите для стиля имя.
4. В раскрывающемся списке Стиль следующего абзаца выберите стиль Обычный .
5. Оставив все остальные параметры стиля без изменений, установите флажок Добавить в шаблон и щелкните на кнопке OK .

Обратите внимание на установку Стиль следующего абзаца , задаваемую в диалоговом окне создания стиля. Когда, закончив набирать отформатированный данным стилем абзац, вы нажимаете клавишу Enter , программа создает следующий абзац и применяет к нему тот стиль, который указан как стиль следующего абзаца. Например, если после заголовка определенного уровня в документе всегда следует обычный текст, то настраивая стиль этого заголовка, имеет смысл задать в поле Стиль следующего абзаца стиль Обычный .

Переименование и удаление стилей

Переименование стиля выполняется в диалоговом окне Изменение стиля . Если при этом вы установите флажок Добавить в шаблон, чтобы внесенное изменение отразилось и в шаблоне, то исходный стиль останется в шаблоне, куда будет просто добавлен новый стиль с указанным вами именем.

Для удаления стиля из документа нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на имени стиля на панели Стили и форматирование и выбрать команду Удалить , а затем подтвердить удаление. В этом случае у вас вообще не будет возможности указать, что изменения должны отразиться в шаблоне.

Непосредственное редактирование шаблона

Существует возможность отредактировать стили непосредственно в шаблоне документа. Для этого нужно выбрать команду Файл ->Открыть , в диалоговом окне Открытие документа задать в поле Тип документа установку Шаблон документа (*.dot), указать файл шаблона и щелкнуть на кнопке Открыть . Шаблон откроется в программе как обычный документ. При этом у вас будет возможность создавать, удалять и переименовывать стили, а также применять их к тексту.

Какие бывают стили в Word?

Стиль Word – это набор параметров форматирования, сохраняемый под своим именем и позволяющий значительно упростить и ускорить процесс форматирования. Одним действием – присвоением стиля выделенному тексту – можно сразу изменить целую группу параметров форматирования. Допустим, вы хотите, чтобы все заголовки документа выглядели единообразно. Для этого вы заранее задаёте параметры стиля заголовка, а затем присваиваете стиль каждому заголовку. Если бы вы делали это без использования стилей, потребовалось бы значительно больше действий: задать гарнитуру шрифта его размер, начертание; определить абзацный отступ, интервалы перед заголовком и после него и т. д. Всё это помножьте на общее число заголовков в документе – и основное время при подготовке документа уйдёт только на операции форматирования.

Стили удобны также тем, что при изменении параметров стиля весь текст, на который наложен данный стиль будет переформатирован в соответствии с новыми установками. И, наоборот, вы можете задать такой режим, когда при изменении формата текста автоматически переопределяется соответствующий стиль.

При запуске нового документа используется по умолчанию шаблон Normal.dot. Набор текста в этом шаблоне производится в стиле Обычный. На основе этого стиля формируются другие стили шаблона – их вы можете просмотреть в поле Стиль на панели инструментов Форматирование (см. иллюстрацию).

В Word 2000/2003/2007 существует понятия стиль знака и стиль абзаца:

• Стиль знака задает параметры форматирования текста, размещенного внутри абзаца. Такими параметры могут быть любые из перечисленных в диалоге Шрифт: шрифт, размер, начертание и т.д. Стиль знака в списке стилей (рис.4.18) помечен полужирной подчеркнутой буквой а, расположенной справа от имени стиля.
• Стиль абзаца определяет параметры форматирования, относящиеся к абзацу в целом, т.е. выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы – все то, что находится в диалоге Абзац. Стиль абзаца включает также форматирование символов, то есть стиль знака – это сочетание стиля знака и форматирования абзаца. Как правило, большая часть позиций в списке стилей отвечает стилям абзацев – они отмечены знаком ¶ справа от имени стиля.

Если абзацу присвоен определенный стиль, то это не означает, что символы внутри абзаца и даже фрагменты текста не могут быть отформатированы по-своему. Фрагмент текста в абзаце может быть оформлен собственным стилем независимо от того, применен ли какой-либо стиль абзаца к этому абзацу в целом.

Применение стиля в документе Word

Пока вы не создали свои стили, можете пользоваться стилями, предусмотренными в шаблоне. Для этого выполните следующие действия:

• Если вы хотите применить стиль абзаца , нужно щелкнуть мышью по абзацу или выделить целиком несколько абзацев, которые собираетесь изменить(первый или последний абзацы могут быть выделены не полностью). Если же вам нужно применить стиль знака, выделите слово или фрагмент текста, которые будут изменены.
• Откройте список Стиль (см. иллюстрацию), щелкнув по одноименной кнопке на панели инструментов Форматирование. Затем выберете нужный стиль щелчком мыши. В выделенный текст сразу будут внесены изменения.

Заметим, что в списке стилей Word имя стиля отображается шрифтом такого же размера, как в документе(если этот размер лежит в интервале от 8 до 16 пт). В сером квадрате справа от имени стиля пиктограммой отображается тип выравнивания (как на соответствующих кнопках панели инструментов Форматирование). В этом же квадрате вы можете видеть размер шрифта в пунктах, а также значок ¶ или а, который обозначает, к какому объекту относится данный стиль: к абзацу или к знаку соответственно.

В случае, если на вашей панели инструментов отсутствует раскрывающийся Стиль, выведите его на панель. Однако можно выбрать стиль, не пользуясь указанным списком. Выберите в меню команду Формат – Стиль и затем в открывшемся диалоге (см. иллюстрацию) щелкните по имени нужного стиля. Закройте окно щелчком по кнопке Применить.

Если при подготовке документов, вы часто пользуетесь стилями, выведите на панель инструментов раскрывающийся список Стиль и кнопку Стиль. Для этого откройте диалог Сервис – Настройка, перейдите на вкладку Команды и перетяните нужные пиктограммы на панель инструментов. При щелчке по кнопке Стиль будет вызываться диалог определения стилей, который вам позволит вносить необходимые изменения в стили в процессе работы над документами.

Вы можете очень просто скопировать все атрибуты форматирования с одного фрагмента текста или абзаца на другой фрагмент или абзац:

• Сначала выделите исходный фрагмент или абзац. Для выделения абзаца достаточно щелкнуть по нему мышью.
• Щелкните по пиктограмме Формат по образцу на панели инструментов Форматирование. Указатель мыши при этом примет форму щетки.
• Выделите объект, который необходимо изменить, и щелкните по нему левой кнопкой мыши. Абзац можно не выделять – достаточно щелкнуть по нему мышью.

Чтобы применить выделенное форматирование к нескольким фрагментам, сделайте двойной щелчок по пиктограмме. Затем можете применять форматирование к каждому из фрагментов, выделяя его и щелкая по нему мышью. По завершении копирования нажмите клавишу Esс или еще раз щелкните по пиктограмме Формат по образцу. При описанных действиях производится также копирование стиля.

Изменение стиля в документе Word

Выше уже говорилось о том, что основным преимуществом использования стилей является единообразное изменение оформления текста. Допустим, заголовки 3-го уровня (Заголовок 3) используют шрифт Arial размера 13 пт, а вы желаете задать им шрифт Pragmatica размера 14 пт. Для этого вам не нужно переформатировать каждый заголовок – достаточно изменить лишь свойства стиля Заголовок 3. Для того, чтобы изменить стиль, нужно выполнить следующее:

• Войдите в меню Формат и выберите команду Стиль либо щелкните по кнопке Стиль на панели инструментов(если таковая имеется).
• В открывшемся диалоге в списке Стили щелкните мышью по имени стиля, который следует изменить, и нажмите кнопку Изменить.
• В новом диалоге Изменение стиля (см. иллюстрацию ниже) нажмите кнопку Формат и в ниспадающем меню выберите атрибут, например, Шрифт или Абзац, который будет меняться.
• Для изменения атрибута будет открыт отдельный диалог (например, для изменения шрифта – диалог - Шрифт. После изменения параметров одного атрибута закройте соответствующий диалог щелчком по ОК и перейдите к следующему атрибуту из ниспадающего меню (например, Табуляция или Граница).

Если вы считаете, что измененный стиль должен войти в шаблон, установите в окне Изменение стиля флажок Добавить в шаблон. Изменения коснутся того шаблона, на основе которого создан текущий документ.

Внося изменения в стили Word , нужно учитывать, что между стилями существует подчинение. Например, в шаблоне Normal.dot стили заголовков основаны на стиле Обычный. Поэтому при изменении стиля Обычный будут соответствующим образом изменены и стили заголовков. Такие изменения будут автоматически вноситься в стили всякий раз, когда меняется стиль, на котором они основаны.

Еще одна возможность изменения стилей , предусмотренная в процессоре Word, - это автоматическое обновление стиля. Такое обновление выполняется, когда установлен флажок Обновлять автоматически. Процессор в этом случае отслеживает изменения в формате текста, которому присвоен данный стиль. Если вы меняете что-то в параметрах форматирования, например, с помощью панели инструментов или меню Формат, то эти изменения вносятся и в соответствующий стиль. Это упрощает процедуру внесения изменений в стиль, поскольку не требуется выполнять хлопотные установки с помощью окна Изменение стиля.

Если вы хотите отменить изменения, внесенные в тот или иной стиль, не пользуйтесь для этого командой Отменить либо клавишей Alt+Backspace – это приведет к зависанию процессора. Отмену изменений нужно производить с помощью диалога Стиль.

Форматирование текста в документах Word 2007 можно осуществлять в ручном режиме, рассмотренном в предыдущем разделе, или с помощью библиотеки стилей. Styles предназначены для оформления текста документа и его абзацев. Style - это набор форматирующих команд, сохраняемый под определенным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью стиля значительно быстрее, чем форматировать вручную фрагменты текста.

Styles документов Word 2007 можно:

• переименовать, т.е. изменить имя существующего стиля;
• применять, т.е. применять другие styles к абзацу или фрагменту текста (осуществлять наложение стилей);
• изменять существующие styles;
• создавать новые.

Внимание! Все операции со стилями (переименовать, применять, изменять и создавать) могут выполняться только над выделенными абзацами (фрагментами текста) или над абзацем, в котором установлен курсор.

По умолчанию во вновь создаваемые документы Word вводит текст в стиле Обычный (Экспресс-стиль). В этом стиле установлены основные параметры форматирования абзаца: шрифт - (Calibri - по умолчанию) + Основной текст, выравнивание символов - По левому краю, междустрочный интервал - множитель 1,15 ин., интервал После абзаца - 10 пт., Запрет висячих строк. Скриншот нового документа представлен на рисунке 2.1.5.1. На скриншоте видно, что в коллекции Экспресс-стилей в группе "Styles" выделен эскиз стиля "Обычный".

Рис. 2.1.5.1

Экспресс-styles - это наборы различных вариантов форматирования, которые отображаются в виде эскизов в коллекции экспресс-стилей. Коллекция экспресс-стилей используются для быстрого применения стилей к абзацам или фрагментам текста документа. При наведении указателя мыши на эскиз экспресс-стиля можно увидеть, как выделенный фрагмент текста или абзац, в котором установлен курсор, примет выбранное форматирование. Скриншот фрагмента коллекции (галереи) Экспресс-стилей представлен на рисунке 2.1.5.2.

Рис. 2.1.5.2

Существует три основных типа стилей:

В группе Styles на вкладке Главная помещены три кнопки для работы со стилями:

• Дополнительные параметры (форматирование заголовков и другого текста);
• Изменить Styles (изменение набора или коллекции стилей, цветов и шрифтов, используемых в документе);
• Открытие окна стилей.

Скриншот, на котором отображены три кнопки для работы со стилями, представлен на рисунке 2.1.5.3.

Рис. 2.1.5.3

Первая кнопка в группе Styles (рис. 2.1.5.3) - "Дополнительные параметры".

Для отображения всей коллекции Экспресс-стилей (в данном случае отображается коллекция с именем "Word 2007") надо щелкнуть на кнопке "Дополнительные параметры" (форматирование заголовков и другого текста). Скриншот всей коллекции с именем "Word 2007" представлен на рисунке 2.1.5.4.

Экспресс-стиль можно применить к выделенному абзацу или абзацу содержащему курсор. Для предварительного просмотра нового формата абзаца надо навести указатель мыши на эскиз стиля, а для применения нового стиля надо нажать на выбранном эскизе стиля, он будет выделен рамкой.

Рис. 2.1.5.4

В нижней части коллекции (рис 2.1.5.4) размещены три команды. Команда "Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль" позволяет переименовать Style абзаца или переформатировать абзац, т.е. создать новый Style и сохранить его под уникальным именем или изменить стиль (рисунок 2.1.5.5).

Рис. 2.1.5.5

Вторая команда галереи экспресс-стилей - очистить формат, которая преобразует любой формат в "Обычный". А третья команда "Применить стили" позволяет применить другой Style к тексту, выбрав его из раскрывающегося списка (рисунок 2.1.5.6) или изменить существующий Style.

Рис. 2.1.5.6

Для изменения стиля надо в окне диалога (рисунок 2.1.5.6) щелкнуть на кнопке Изменить. Откроется окно диалога "Изменение стиля", в котором можно ввести некоторые параметры (Имя, Основан на стиле, Cтиль следующего абзаца), вновь отформатировать и установить флажок "Добавить в список экспресс-стилей", а переключатели установить в режим "Только в этом документе" или "В новых документах, использующих этот шаблон" и щелкнуть ОК (рис 2.1.5.7).

Рис. 2.1.5.7

Вторая кнопка в группе стили (рис. 2.1.5.3) - "Изменить стили".

Эта кнопка используется для изменения коллекции или набора Экспресс-стилей, цвета и шрифта. В Word используется множество коллекций Экспресс-стилей. Для выбора другой коллекции надо щелкнуть на кнопке "Изменить стили", затем щелкнуть на кнопке "Набор стилей", раскроется список коллекций (Word 2003, Word 2007, Изысканные и т.д.), из которого можно выбрать требуемую коллекцию, установив флажок (рисунок 2.1.5.8).

Рис. 2.1.5.8

Третья кнопка в группе стили (рис. 2.1.5.3) - "Открытие окна стилей".

При щелчке на кнопке "Открытие окна стилей" открывается область задач "Стили", в которой отображаются стили абзацев и текста. Эти стили можно применить к абзацам и фрагментам текста, в которых установлен курсор. При наведении указателя мыши на стили будут отображаться их параметры.

Рис. 2.1.5.9

Кроме того, щелкнув на первой нижней кнопке AA панели стилей можно вызвать окно "Создание стиля" (рис. 2.1.5.10). Для создания новых стилей необходимо заполнить окно диалога "Создание стилей" и щелкнуть на кнопке ОК.

Рис. 2.1.5.10

Для настройки панели стилей надо щелкнуть на команде "Параметры..." в области стилей, откроется окно диалога "Параметры области стилей" (рис. 2.1.5.11).

Рис. 2.1.5.11

В этом окне можно установить отображаемые стили в области стилей "(Рекомендованные, Используемые, В текущем документе, Все), порядок сортировки (По алфавиту, Согласно рекомендации и т.д.), установить флажки в группе "Отображать как стили" и т.д.

В окне диалога "Инспектор стилей", вызываемом нажатием второй нижней кнопки ("А") в области стилей (рис. 2.1.5.9), отображаются параметры форматирования стилей абзаца и текста. Кроме того, щелкнув на третьей нижней кнопке в области стилей ("АА"), можно вызвать окно диалога "Управление стилями" для настройки "Автозамены", "Автоформата" и выполнения других настроек.